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Fondo Animado Mejorado

UAP Task Boards completamente automatizados en Auxiliar Conservera

CONTEXTO

Toda factoría que quiere crear una dinámica y cultura de la mejora continua suele organizar su área productiva en Unidades Autónomas de Producción (UAP). Este es el caso de Auxiliar Conservera, una de las empresas con más experiencia en la fabricación de envases y embalajes metálicos ligeros para alimentos y conservas a nivel nacional e internacional.

En este modelo organizativo cada UAP es responsable de cumplir con los compromisos con sus clientes internos y para ello tiene completa autonomía a la hora de establecer sus métodos y tomar sus propias decisiones -siempre respetando las directrices marcadas por la compañía- para mejorar sus procesos y resolver los problemas que acontezcan en la producción.

Como consecuencia, las UAPs exploran y emprenden iniciativas de mejoras continua que conllevan la aparición de proyectos internos, ideas de mejora, acciones correctivas, etc. De todas estas iniciativas surgen multitud de acciones a realizar que se reflejan en un tablero de acciones (UAP Task Board).

Auxiliar Conservera

NECESIDADES

Lamentablemente en la mayoría de los casos las urgencias del día a día acostumbran a acaparar toda la atención de modo que, incluso en las compañías más disciplinadas los UAP Task Boards, acaban desactualizados y las iniciativas de mejora difuminándose y cayendo en el olvido.

digitalización industrial

Ante la necesidad de lograr que los UAP Task Boards no quedasen desactualizados y fuesen la herramienta sobre la que orbitan las reuniones TOP60, el equipo de Mejora Continua apostó por la digitalización buscando esencialmente:

Centralizar todos los planes de acción en un único lugar.

El Excel que contiene las acciones a realizar para implantar las ideas de mejora aprobadas. El Excel que contiene las acciones correctivas de las audits de PRL, el Excel que contiene las acciones a realizar definidas en el último Taller Kaizen completada… Tener multitud de archivos Excels es la mejor forma para lograr que alguno/s queden olvidados. En lugar de eso, la estrategia debe ser la de centralizar todos las acciones en un único lugar y garantizar que nada se pierde.

Automatizar la alimentación de los UAP Task Boards.

Centralizar todos los planes de acción en un único UAP Task Board es el primer paso, no obstante es esencial que el tablero se mantenga actualizado de forma automática y que no depende de la gestión del equipo humano para reflejar todas las tareas pendientes de realizar y de darles seguimiento por el equipo de la UAP. 

Automatizar el seguimiento de acciones

El objetivo de contar con un sistema de notificaciones automáticas no es más que facilitar el seguimiento de las tareas y contar con una herramienta que ayude y empuje al equipo a levar a cabo las tareas y responsabilidades asignadas.

Estas tres principales necesidades servían al verdadero objetivo del proyecto que era no sólo reducir, e idealmente eliminar, las acciones de mejora a las que no se les daba continuidad, sino aumentar el ratio de acciones de mejora completadas por las UAPs.

LA SOLUCIÓN

Automatizar los UAP Task Boards implica digitalizar todos los procesos que alimentan de acciones dichos tableros. Por este motivo el primer paso es decidir cuáles son las fuentes de acciones de los que se nutre cada UAP Task Board. Para Auxiliar Conservera, éstas son todas las acciones que se derivan de dar solución a los problemas analizados en las Reuniones TOP20 y TOP60, las que surgen en planes de implementación de Ideas de Mejora, acciones correctivas de desviaciones detectadas en Auditorías 5S y Auditorías PRL, acciones de contención, correctivas y preventivas para dar respuesta a Reclamaciones de Cliente entre otras fuentes.

Diseñado el contenido de los UAP Task Boards, el equipo de Mejora Continua de Auxiliar Conservera, apoyado por el equipo de proyecto de Zeper, iniciaron la digitalización de todos y cada uno de los procesos implicados con la implantación de la plataforma Zeper. Siendo el primer proceso en las Auditorías PRL y siguiendo uno a uno con el resto de casos de uso.

Una vez todos los procesos anteriores habían sido digitalizados, se desplegaron el UAP Task Board para cada una de las secciones productivas y se activaron los automatismos que habilitan la alimentación automática de acciones a cada Tablero.

Con las herramientas ya configuradas y disponibles, la solución a las necesidades del proyecto debía contemplar la carga e importación de todas las acciones registradas en múltiples ficheros .xlsx.

digitalización industrial

Por último, el proyecto entra en una segunda fase completamente diferente. Se inició el proceso de cambio de la forma de trabajar hasta lograr la adopción de la herramienta por parte de personal de producción. Este proceso conllevó un acompañamiento y una perseverancia por parte de los agentes transformadores del proyecto que asistieron a los equipos UAP a las reuniones TOP60 para acompañarlos y proporcionarles soporte.

RESULTADOS

Gracias al esfuerzo de los equipos de proyecto de Zeper y Auxiliar Conservera, la compañía ha logrado automatizar los UAP Task Boards, que éstos sean el pilar que soporta el seguimiento de acciones en las Reuniones TOP60 y eliminar por completo la cantidad las acciones no gestionadas.

Además, los Task Boards de Zeper han hecho aflorar cientos de acciones que habían quedado en tierra de nadie.  Todo esto nos lo cuenta la propia organización en el siguiente video:

Si bien es cierto que la automatización de los UAP Task Boards es esencial para mejorar la performance de la UAP, no es menos cierto que el éxito de este tipo de iniciativas depende de la actuación del equipo humano y de su compromiso para cumplir con las tareas asignadas. Así pues, este caso de éxito en Auxiliar Conservera demuestra cómo la digitalización proporciona herramientas a los trabajadores que les permite llevar los procesos a niveles más elevados de cumplimiento y calidad.

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