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Todo sobre cómo hacer y desplegar Gemba Walks en la planta

Tradicionalmente los cambios en la industria global han venido marcados por la evolución del sector del automóvil. De modo que si uno se detiene a repasar la historia de la industria del automóvil observará que, en los últimos 130 años, en esencia, ésta experimentó dos modelos de administración: (1) la producción en masa de Henry Ford y (2) el Lean Manufacturing de Toyota.

En la base del Toyota Production System (TPS) se encuentra la filosofía Kaizen. Como ya comentamos en las 5 reglas de oro de la Gerencia Gemba, una de las claves de la Administración Kaizen es que los líderes vayan al Gemba diariamente. Haciéndolo, los líderes y los managers obtienen información de primera mano y conocimiento que les permitirá entender la situación real y las oportunidades de mejora de sus procesos. Es habitual dar con el caso de supervisores que han presupuesto la causa de un problema y que tras hacer un ejercicio de Gemba Kaizen de 2 días descubren que el verdadero origen del problema es mucho más profundo que la causa presupuesta. Este es el motivo por el que Taiichi Ohno acostumbraba a decirles a sus líderes: “vayan al gemba todos los días. Y cuando lo hagan no gasten las suelas de sus zapatos. Deben regresar al menos con una ideas para Kaizen”.

Y esta es la esencia del concepto de “Gemba Walk” o “Recorrido Gemba”: observar los procesos in situ y descubrir oportunidades de mejora que nos permitan llegar a la excelencia operativa y mejorar nuestros resultados de QCD.

Siendo la Excelencia Operativa la finalidad última de las caminatas Gemba, estas aportan otros beneficios muy importantes para una compañía que cultiva la cultura Kaizen y de mejora continua.

 

Hacer Marcha Gemba

Beneficios de los Gemba Walks

Entre los principales beneficios de los recorridos Gemba:

  • Permite ahorrar tiempo y recursos a las organizaciones al facilitar la revisión de los estándares operacionales de sus procesos.
  • Permite mejorar el nivel de calidad al ayudar a los líderes a asegurar el cumplimiento de los estándares de operación.
  • Fomenta la colaboración, lo que mejora la comunicación en todos los niveles dentro de la organización.
  • Mejora la seguridad de las instalaciones, pues permite identificar problemas de seguridad antes de que ocurran lesiones o accidentes.
  • Ayuda a las empresas a identificar oportunidades de mejora.
  • Fomentan una cultura de mejora continua.

Sigue este enlace si quieres saber más acerca de los beneficios de los Gemba Walk o Floor Walks.

 

Así pues, hacer Recorridos Gemba es una práctica que tiene una relación coste-beneficio muy positiva, pero obviamente no basta con que nuestros líderes se paseen por la planta como quién da una vuelta por el parque. Para que una caminata Gemba sea efectiva se necesita una preparación, pero esto lo veremos más adelante.

Cómo realizar un Gemba Walk efectivo

Fujio Cho, quién fuera presidente de la Toyota Motor Company desde 2006 a 2013, pronunció por vez primera la famosa frase: «Ve a ver, pregunta por qué y muestra respeto»

Esta frase sirve para establecer 3 reglas básicas para realizar un Gemba Walk de forma efectiva:

  • Ve a ver: debes ir a ver in situ cómo funciona la operación y los diferentes procesos en tu empresa para verificar si los procesos están alineados con los objetivos generales de la empresa y sus estándares.
  • Pregunta por qué: debes comprender cada paso del proceso de fabricación, así como los entresijos de los procesos en detalle para eliminar los problemas cotidianos. Muchas tareas se realizan de forma rutinaria sin que el personal se pregunte si están bien o mal. Preguntar por qué lo ayudará a comprender cómo mejorar los procesos.
  • Muestra respeto: debe mostrar a los empleados y trabajadores que se preocupa por su bienestar. Asegúrese de involucrar a sus empleados y hágales saber que las caminatas gemba se realizan para facilitarles la vida en el trabajo.

Estas reglas son la base, aunque como decíamos para hacer una caminata Gemba eficiente, el líder debe planificar el recorrido y anotar qué buscar en cada parada. Debe conocer el objetivo de cada proceso, quién es el gestor responsable del mismo, si el proceso logra o no su objetivo, cuáles son las causas de las disfunciones y cómo se pueden mejorar.

Sigue leyendo aquí saber más sobre como preparar y realizar un Recorrido Gemba efectivo.

 

Preparar y realizar correctamente el ejercicio es muy importante, pero lo cierto es que la efectividad de un Gemba Walk vendrá más determinada por la calidad y profundidad del análisis posterior que de la propia caminata.

Qué hacer finalizado el Gemba Walk

El primer paso tras concluir la Caminata Gemba es digerir toda la información que se recopiló. Para ello, es clave tomarse el tiempo para categorizar y reflexionar sobre los hallazgos más importantes y las discusiones que tuvieron lugar en el momento en que se realizó esta práctica.

El primer paso es compartir con el equipo implicado las notas y/o resumen de la caminata y organizar la sesión de análisis con todos los miembros que se consideren necesarios. En esta sesión de análisis debéis centraros en analizar el porqué es así y cómo podría ser toda aquella actividad que no aporta valor. Puedes tomar como punto de partida las 7 categorías de desperdicio establecidas en el TPS:

  • Defectos
  • Superproducción
  • Espera/retrasos
  • Transportación
  • Movimiento
  • Pérdida de creatividad
  • demasiado inventario

Profundiza aquí en qué hacer tras la caminata Gemba y en cómo realizar un buen análisis.

Otro de los factores que determinará el valor obtenido de un Gemba Walk es el equipo implicado en este. Contar con un equipo multidisciplinar siempre ayuda a que los análisis sean más enriquecedores, aunque no siempre

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Diferencia entre Gemba Walk, Auditoría interna y MBWA

Ahora que ya tenemos claro qué es un Gemba Walk, es posible que surjan algunas dudas al pensar en otras prácticas de mejora continua que tienen lugar en un gran número de en las plantas productivas. Nos estamos refiriendo a:

  • Reunión QRQC – Stand up daily meeting
  • Management By Walking Around (MBWA)
  • Auditoría interna de proceso o Auditoría por capas.

Existen diferencias evidentes de los Gemba Walks con cualquiera de los 3 anteriores. Ciertamente, todas estas prácticas tienen lugar en el shopfloor, pero lo cierto es que ni el propósito, ni el modo en cómo se lleva a cabo e incluso el análisis y reflexiones posteriores son iguales.

Es importante que tengamos claras las diferencias, por eso las hemos hecho este análisis de diferencias: Gemba Walk vs Auditoría interna vs MBWA

Qué miembros deben participar en un Gemba Walk

Los Gemba Walk pueden ser realizados por múltiples personas y figuras dentro de la organización. Haciendo referencia a la frase hecha “4 ojos ven mejor que 2”, es recomendable que en los recorridos Gemba participe más de una persona. Preferiblemente deberías intentar componer un equipo compuesto por distintos manager, mandos intermedios o líderes de distintos departamentos. Esto permitirá que el/los procesos sean observados desde distintas perspectivas y, en consecuencia, tengáis más posibilidades de encontrar oportunidaes de mejora.

Es difícil indicar de manera genérica qué miembros del equipo deberían participar, pues el organigrama y la repartición de funciones de cada compañía es distinto, pero una buena combinación estaría formada por:

  • Gerente o Supervisor de Producción
  • Gerente de Aseguramiento de la Calidad
  • Gerente o Responsable de Mantenimiento
  • de Mejora continua

Tenga en cuenta que los miembros que participan en una Caminata Gemba cambian en función de los procesos y objetivos de esta. Por ejemplo, si la finalidad es evaluar los procedimientos de seguridad, será imprescindible que un coordinador de seguridad participe en la caminata gemba. Si desea una verificación general más exhaustiva, es posible que incluso desee que el director ejecutivo o el director de operaciones realice la caminata gemba.

Una vez ya tengamos claro cómo podemos conseguir que nuestras caminatas Gemba sean verdaderamente efectivas ya podemos dar el siguiente paso: extender la práctica con un programa de Recorridos Gemba periódicos.

Con qué frecuencia debería hacer un Recorrido Gemba

Es bastante habitual pensar que una caminata gemba al mes es suficiente para evaluar la situación. Pero para ver un cambio real, es necesario realizar caminatas gemba con mucha más frecuencia. Piensa en lo que les decía T. Ohno a sus líderes: “Deben visitar el Gemba diariamente”.

Hacer un Gemba Walk a diario seguramente sea innecesario e inviable si se tiene en cuenta la saturación de la agenda. La clave está en lograr un equilibrio entre no realizar recorridos gemba y realizarlos con demasiada frecuencia. Piensa que: si no los haces con la frecuencia suficiente, no podrás identificar los problemas que necesitan solución. Mientras que, si los haces con demasiada frecuencia perderán el sentido y además tendrás dificultades para obtener una nueva perspectiva en cada Floor Walk.

Así pues, debes intentar realizarlos de forma regular regulares. Lógicamente no hay una solución universal y hay distintos factores que influyen en la frecuencia de los recorridos Gemba, pero una regla general es que es una buena idea realizar una caminata gemba por semana para cada sección. Llegados a este punto te recomendamos leer nuestra lista de claves para hacer Gemba Walks con éxito.

Una vez ya tengas la rutina de realizar las caminatas Gemba, un siguiente paso puede ser el de digitalizarlas con el fin de automatizar ciertas acciones y maximizar los beneficios de estas. Esto te llevará directamente a elevar el nivel de excelencia operativa del grupo.

Digitalizar los Gemba Walks

El valor que se obtiene de la realización de marchas Gemba, proviene de la observación y el análisis del grupo. No procede de la realización de informes ni de la generación de indicadores, ni de muchas otras acciones necesarias para que todo fluya pero que no aportan valor. Así pues, una buena manera de mejorar es encontrar el aliado tecnológico adecuado. Esto le ahorrará mucho tiempo y recursos en el futuro y lo ayudará a mejorar su productividad.

La aplicación Zeper Audits te ayuda  a  ser más productivo y centrarte en lo que realmente importa. Con Zeper podrás crear listas de verificación personalizadas, organizar su Gemba Walk, documentar los problemas y evidencias en detalle (fotos, videos, etc.), analizar datos, así como aplicar herramientas de mejora continua para extraer insights de sus marchas gemba. 

Revisa aquí el caso de uso de Zeper para Gemba Walks y no dude en contactarnos si tiene alguna pregunta sobre este tema!!