#1. Mayores costes y pérdidas de tiempo:

Los procesos basados en papel simplemente agregan gastos generales (por ejemplo, papel, mano de obra), pero especialmente en forma de tiempo sin valor agregado. Su falta de eficacia se manifiesta en todas las operaciones en forma de desperdicio, menor rendimiento y latencia que ralentiza el desarrollo y la comercialización del producto.

• Traspasar datos del papel a digital:

Los trabajadores completan formularios y registros en papel, para que luego sean transferirlos a un sistema digital (típicamente un Excel) para que los técnicos y gerentes puedan extraer tendencias y hacer análisis que ayuden a mejorar. Obviamente esto es una tarea absurda que aumenta el riesgo de inexactitud de los datos y es totalmente ineficiente. Es comprensible que haya sido así durante décadas, puesto que no existían las tecnología habilitadoras para que no lo fuera, pero hoy en día ese obstáculo está más que superado.

En nuestra experiencia en proyectos de eliminación de papel en la industria, podemos afirmar que traspasar los datos del papel al formato digital puede llegar a 3-4h/Audit en algo tan habitual y cotidiano como una Auditoría 5S o un Gemba Walk.

• Encontrar documentación:

Los SOP y las instrucciones de trabajo en papel representan un desafío tanto para los expertos que los redactan y los mantienen como para los trabajadores que los implementan. Para los trabajadores, podría significar pasar tiempo inactivo revisando manuales de 100 páginas para encontrar información relevante mientras la gerencia enfrenta el desafío (¡y el desperdicio!) de actualizar y distribuir la documentación en papel.

#2. Nula reactividad y toma de decisiones tardía:

Además de los mayores costes que generan los sistemas basados en papel, una de sus principales desventajas es el retraso en la obtención de la información. Esto provoca que las decisiones se tomen tarde y cuando la capacidad de reacción es prácticamente nula. Si las operaciones de su planta se registran sobre el papel, con total probabilidad se habrá encontrado en la situación en que la información asociada con un problema ha llegado al punto de decisión, con suerte, al turno o día siguiente. Cuando la pérdida/daño es muy grande o incluso cuando la contramedida ya no es necesaria.

Una de las principales ventajas de la digitalización es la reducción de la latencia de decisión que existe actualmente en todas las operaciones basadas en papel. La digitalización permite que los datos se registren y se informen casi al instante; las decisiones se pueden tomar mucho más rápido, evitando pérdidas que de otro modo podrían resultar debido a los retrasos inherentes al proceso de elaboración de informes manuales.

#3. Mayor cantidad de errores y problemas de calidad

Desde una perspectiva de documentación, existe una probabilidad mayor de error en los sistemas basados en papel. Considere el volumen de registros de datos y parámetros de operación que tienen lugar en una planta. No sólo los relacionados con la mera producción. Amplíe el alcance a registros de intervención de mantenimiento, calidad, logística y en general con todas las operaciones realizadas. Considere ese mismo volumen el número de líneas involucradas y días de actividad de su centro. La cantidad de datos recogidos en papel es tan grande que incluso si los registros en papel pudieran ejecutarse con una precisión del 99,5 % (lo que no es muy probable en el mundo de la fabricación real), los errores de documentación de una empresa aún se acumularán por miles. En industrias altamente reguladas, cada uno de estos errores de registro puede llevar a la retirada de productos y, en su impacto más dramático, a pérdidas financieras y de reputación, en el caso de un lote de productos no conformes entregado al mercado.

Con los sistemas de fabricación sin papel de hoy en día, la entrada de datos automatizada o semi-automatizada proporciona una tasa de precisión de 99,959 a 99,99 por ciento.

#4. Limitada y costosa obtención de datos e insights que permitan mejorar

Otra clara desventaja de tener registros en papel es el hecho de que se vuelve cada vez más difícil ver y analizar datos históricos para tendencias, control de procesos o gestión de calidad. Según la gravedad del evento y la frecuencia del registro de datos, puede haber miles de documentos en papel creados al año. Encontrar una información en particular que se remonte a varios meses sería, literalmente, como encontrar una aguja en un pajar.

Los datos almacenados en los sistemas de fabricación electrónicos brindan información que también puede ayudar a los fabricantes a optimizar los procesos de producción y respaldar una mejor toma de decisiones con paneles en tiempo real que brindan tendencias y análisis.

En conclusión, los procesos de fabricación sin papel tienen menos problemas de incumplimiento, menos desperdicios, una calidad de producto más consistente y menos quejas de los clientes finales. Estos resultados no solo agilizan y aumentan la rentabilidad de las operaciones de fabricación; protegen el valor de la marca al minimizar la exposición al riesgo.