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Por qué transformarte en una Paperless Factory

A pesar de que se inició la automatización y el uso de los sistemas IT en la industria en la tercera revolución industrial y que perdura en la cuarta, hay un elemento que se mantiene prácticamente desde los inicios de la industria: ¡los sistemas basados en papel!
¿Por qué todavía siguen dependiendo del papel las fábricas?
Como señalarían los defensores de la documentación en papel, no depende del suministro de energía ni de la conectividad a Internet; no requiere habilidades digitales; puede durar mucho tiempo en un archivo físico y no hay riesgo ante amenazas cibernéticas.
Todo ello es verdad, pero lo cierto es que los sistemas basados en papel hayan perdurado en el tiempo obedece, principalmente, a dos motivos:

 

  • La resistencia al cambio. El ser humano es un animal de hábitos y para el que las situaciones nuevas, que pueden generar caos, son preferentemente evitables. Cuántas veces hemos oído: “Así lo hemos hecho toda la vida”, “Si ha funcionado durante tantos años, debe ser bueno, ¿verdad?”.

 

  • La falta de plataformas Paperless. Ciertamente, existen los sistemas MES desde hace mucho tiempo, pero ser Paperless no consiste únicamente en implementar un MES, y hasta hoy en día no había plataformas que le permitieran eliminar el papel de todas las operaciones.
Sin embargo, dejar de usar papel ya es posible hoy en día. Y no solo es una buena alternativa, es un requisito previo para la excelencia en la fabricación en la era digital. Si miramos más allá de la aparente simplicidad y familiaridad de los sistemas basados ​​en papel, veremos que están incurriendo activamente en costos de seguridad, productividad y calidad en el taller y están desviando el tiempo y el esfuerzo de los trabajadores de las actividades de valor agregado.

 

Ya sea que se trate de trabajadores en el shopfloor que informan sobre un incidente, avería de una máquina o incumplimiento del proveedor, o si se trata de que la gerencia comparta SOP, instrucciones de trabajo o materiales de capacitación con el piso de producción, las desventajas de los informes en papel son similares.
¿Cuáles son las desventajas de los datos basados en papel?
Mayores costes y pérdidas de tiempo:
Los procesos basados ​​en papel simplemente agregan gastos generales (por ejemplo, papel, mano de obra), pero especialmente en forma de tiempo sin valor agregado. Su falta de eficacia se manifiesta en todas las operaciones en forma de desperdicio, menor rendimiento y latencia que ralentiza el desarrollo y la comercialización del producto.

 

  • Traspasar datos del papel a digital:
Los trabajadores que completan formularios en papel, luego, deben transferirlos a un sistema digital o crear más copias físicas para compartir con los gerentes. Una tarea redundante que aumenta el riesgo de inexactitud de los datos, requiere mucho tiempo y solo proporciona a la gerencia un post-hoc. Descripción general de los eventos del piso de producción.
En nuestra experiencia en proyectos de eliminación de papel en la industria, podemos afirmar que traspasar los datos del papel al formato digital puede llegar a 3-4h/Audit en algo tan habitual y cotidiano como una Auditoría 5S o un Gemba Walk.

 

  • Encontrar documentación:
Los SOP y las instrucciones de trabajo en papel representan un desafío tanto para los expertos que los redactan y los mantienen como para los trabajadores que los implementan. Para los trabajadores, podría significar pasar tiempo inactivo revisando manuales de 100 páginas para encontrar información relevante mientras la gerencia enfrenta el desafío (¡y el desperdicio!) de actualizar y distribuir la documentación en papel.

 

Nula reactividad y toma de decisiones tardía:
Además de los mayores costes que generan los sistemas basados en papel, una de sus principales desventajas es el retraso en la obtención de la información. Esto provoca que las decisiones se tomen tarde y cuando la capacidad de reacción es prácticamente nula. Si las operaciones de su planta se registran sobre el papel, con total probabilidad se habrá encontrado en la situación en que la información asociada con un problema ha llegado al punto de decisión, con suerte, al turno o día siguiente. Cuando la pérdida/daño es muy grande o incluso cuando la contramedida ya no es necesaria.
Una de las principales ventajas de la digitalización es la reducción de la latencia de decisión que existe actualmente en todas las operaciones basadas en papel. La digitalización permite que los datos se registren y se informen casi al instante; las decisiones se pueden tomar mucho más rápido, evitando pérdidas que de otro modo podrían resultar debido a los retrasos inherentes al proceso de elaboración de informes manuales.

 

Mayor cantidad de errores y problemas de calidad
Desde una perspectiva de documentación, existe una probabilidad mayor de error en los sistemas basados ​​en papel. Considere el volumen de registros de datos y parámetros de operación que tienen lugar en una planta. No sólo los relacionados con la mera producción. Amplíe el alcance a registros de intervención de mantenimiento, calidad, logística y en general con todas las operaciones realizadas. Considere ese mismo volumen el número de líneas involucradas y días de actividad de su centro. La cantidad de datos recogidos en papel es tan grande que incluso si los registros en papel pudieran ejecutarse con una precisión del 99,5 % (lo que no es muy probable en el mundo de la fabricación real), los errores de documentación de una empresa aún se acumularán por miles. En industrias altamente reguladas, cada uno de estos errores de registro puede llevar a la retirada de productos y, en su impacto más dramático, a pérdidas financieras y de reputación, en el caso de un lote de productos no conformes entregado al mercado.
Con los sistemas de fabricación sin papel de hoy en día, la entrada de datos automatizada o semi-automatizada proporciona una tasa de precisión de 99,959 a 99,99 por ciento.

 

Limitada y costosa obtención de datos e insights que permitan mejorar
Otra clara desventaja de tener registros en papel es el hecho de que se vuelve cada vez más difícil ver y analizar datos históricos para tendencias, control de procesos o gestión de calidad. Según la gravedad del evento y la frecuencia del registro de datos, puede haber miles de documentos en papel creados al año. Encontrar una información en particular que se remonte a varios meses sería, literalmente, como encontrar una aguja en un pajar.
Los datos almacenados en los sistemas de fabricación electrónicos brindan información que también puede ayudar a los fabricantes a optimizar los procesos de producción y respaldar una mejor toma de decisiones con paneles en tiempo real que brindan tendencias y análisis.
En conclusión, los procesos de fabricación sin papel tienen menos problemas de incumplimiento, menos desperdicios, una calidad de producto más consistente y menos quejas de los clientes finales. Estos resultados no solo agilizan y aumentan la rentabilidad de las operaciones de fabricación; protegen el valor de la marca al minimizar la exposición al riesgo.
Entonces, ¿por qué no hay más fábricas sin papel?
La transición de lápiz y papel a una solución digital puede parecer una tarea abrumadora, ¡pero realmente no tiene por qué serlo! La digitalización ya no significa implementar un sistema heredado costoso y demasiado complicado que requiere la implementación y el mantenimiento de todo un equipo de TI. Hoy en día existen plataformas como Zeper, con las que las operaciones de digitalización se pueden realizar en días, no en meses, con clics en lugar de código.
Estas plataformas permiten que los equipos de dirección no tengan que revisar todos sus procesos, pero pueden comenzar con un solo proceso e ir ampliando el alcance de la eliminación del papel al ritmo que consideren. Además, las nuevas tecnologías han permitido que estas plataformas tengan un nivel de intuitividad muy elevado y una User Xperience muy agradable, así, los operadores de producción no necesitan una capacitación extensa para usar la tecnología, sino que la tecnología puede ayudarlos a desarrollar habilidades digitales a medida que la usan.
Veamos varios ejemplos de procesos que se pueden digitalizar fácilmente y cuáles serían los beneficios para el taller y la oficina central.
 
  • Comunicación de incidencias:
En lugar de completar un formulario en papel para luego duplicar la información en una hoja de Excel u otro formato digital, los operadores, en el piso de producción, pueden enviar un informe de incidente digital que se marca automáticamente con la ubicación geográfica y la hora. Solo les hace preguntas relevantes en función de su entrada y es instantáneamente visible para que la gerencia lo revise. Una plataforma digital puede permitir que la administración configure el formulario en cuestión de minutos, seleccionando entre una variedad de preguntas y editándolo y actualizándolo en cualquier momento.
 
  • Auditorías 5S:
Implantar las 5S en el lugar de trabajo es una de las primera prácticas y métodos que se integran por parte de una compañía que quiere mejorar sus procesos y adentrarse en el mundo del lean manufacturing. Para que esa iniciativa no caiga en saco roto, la compañía debe implementar un programa de auditorías que se encargue de mantener y fomentar el cumplimiento de dichos estándares. Digitalizar este tipo de auditorías es un muy sencillo con este tipo de plataformas.
 
  • Ideas de Mejora:
Del mismo modo que la implantación de las 5S es uno de los primeros pasos del producción lean, la implantación de un programa de registro de ideas de mejora es uno de los primeros pasos en la introducción de la cultura de la mejora continua en la compañía. Eliminar el papel del formulario de registro y digitalizar el proceso de envío es un primer paso que puede darse en cuestión de días.
 
Abordar la digitalización de los procesos y operaciones del día a día de las fábricas de una forma progresiva es muy factible hoy en día. Plataformas de Paperless Factory como Zeper han sido diseñadas cuidadosamente para ofrecer esa progresividad y la posibilidad de aumentar las prestaciones a medida que la compañía lo requiere. Así que, no lo dudes y ¡Become Paperless!

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