Una vez has conseguido que tus auditores sean conocedores de los estándares 5S y que tengan claros unos criterios de evaluación homogeneizados, el siguiente paso es bajar al gemba y llevar a cabo las primeras auditorías.
Realizar una auditoría 5S no es que sea un reto mayúsculo precisamente. Si la lista de verificación está bien definida y el auditor es riguroso y objetivo en la evaluación, no debería haber ningún obstáculo. Aun así, siempre será más fácil, y el resultado obtenido será más interesante, si el auditor sigue una pauta. La pauta de auditoría 5S que desde Zeper recomendamos seguir es la siguiente:
Es importante que el auditor asegure que las desviaciones detectadas en la última inspección realizada en esa área han sido resueltas. Para ello deberá tomar la lista de NOKs de la auditoría anterior y revisarlas una a una.
Es cierto que, como el Checklist es el mismo, uno puede pensar que, realizando la evaluación de los puntos de control de la lista de verificación del primero al último, el auditor ya estará volviendo a evaluar aquellos en los que se detectó una desviación. Sin embargo, es importante que los empiecen revisando los hallazgos que se hicieron en la anterior auditoría por dos motivos:
Revisadas las desviaciones de la auditoría anterior, el siguiente paso es evaluar el resto de puntos del checklist. Para hacerlo, puede ser útil disponer de imágenes del estándar de referencia y de una descripción de cada puntuación que el auditor puede conceder.
Cuando un auditor detecte una no conformidad sobre el estándar debe establecer en ese mismo instante la acción correctiva necesaria para resolverla, así como el plazo para finalizarla. Para ello, es posible que el auditor quiera consultar y compartir opiniones e ideas con el responsable del área que se está inspeccionando. De ahí que sea recomendable que este responsable acompañe al auditor durante la inspección.
Completada toda la inspección y definidas las acciones correctivas, el siguiente paso es calcular la puntuación obtenida. En las auditorías 5S es recomendable tener dos puntuaciones finales:
Asimismo, es posible que tengas definidos dos puntuaciones objetivo: una puntuación mínima de la auditoría (p.e. 80%) y una puntuación objetivo de cada S (p.e. 60%)
Por último, es recomendable que el auditor aporte comentarios sobre cómo se podrían mejorar los estándares de orden y limpieza y corregir aquellos puntos que no se han tenido en cuenta.
Ofreciendo esta pauta de auditoría, facilitarás el trabajo de los auditores y verás como los resultados mejorarán consiguiendo que la necesidad del programa 5S cobre más sentido aún. Si quieres ir un paso más allá y hacer todavía más sencillo y eficiente el proceso puedes utilizar un software para auditorías de las 5S.
Descubre cómo Zeper te puede ayudar a digitalizar las auditoría de las 5S.
