Mejora Continua

Agilizar la resolución de Reclamaciones de Cliente

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Fondo Animado Mejorado Agilizar el tratamiento de Reclamaciones de Cliente en Auxiliar Conservera CONTEXTO Toda empresa recibe Reclamaciones de Cliente. Negarlo es negar la evidencia. Siendo así, la diferencia está, nada más y nada menos, en cómo la empresa las responde y atiende. Auxiliar Conservera, una empresa líder en la fabricación de envases y embalajes metálicos ligeros para alimentos y conservas a nivel nacional e internacional, tiene claro que la satisfacción de sus clientes es lo más importante y por este motivo presta especial atención a todas las no conformidades detectadas.  La compañía realiza un amplio proceso de análisis del problema con el fin de dar una rápida solución a la vez que profundiza en las causas que lo han originado Con frecuencia este proceso implica a múltiples departamentos y supone llevar a cabo numerosas acciones de contención del problema, de corrección del problema y de prevención de la repetición del problema. Coordinar y documentar todo el proceso no es sencillo y suele requerir bastante esfuerzo al departamento de calidad. Ver el video del proyecto NECESIDADES Como en muchas compañías, tras recibir una reclamación, el equipo de Calidad la registraba en su ERP. A partir de ahí, toda la la gestión y tratamiento de esta era completamente manual. La  herramienta principal era un fichero Excel en el que se anotaban los avances y que servía para hacer el seguimiento. Obviamente era un forma de trabajar poco eficiente en la que había una dedicación mayor de la deseada en tareas que no aportaban valor. Ante ese escenario, los equipos de Calidad y Mejora Continua decidieron ir un paso más allá y adoptar una herramienta que les permitiera cubrir, como mínimo, las siguientes necesidades:​ Procedimentar y estandarizar el proceso El objetivo era desplegar una herramienta que agilizase el proceso de resolución gracias a obligar a seguir un procedimiento estandarizado y configurado previamente. Además, la herramienta debía facilitar al equipo implicado el avance en la resolución con un modelo pautado y guiado paso a paso del procedimiento acordado. Automatizar la generación del informe final que se envía a cliente El segundo de los requerimientos básicos que se buscaba cubrir era la generación automática del informe final que se envía al cliente. Este informe incluye, con todo detalle, el análisis de causas, planes de acciones correctivas-preventivas y conclusiones que se envía al cliente en prueba de una respuesta completa y profesional por parte de la empresa. Es por esto que automatizar su confección también supondría una reducción de la dedicación en tareas que no aportan valor. Integración bidireccional con SAP Teniendo claro que el ERP es el sistema principal de toda compañía, una cosa era evidente: las reclamaciones de cliente se iban a seguir registrando y a seguir cerrando formalmente en el ERP.  Siendo así, una de las claves para que esta nueva herramienta fuese adoptaba y no implicase duplicidad de actividades era que estuviera integrada con el ERP para que una vez se registrada una No Conformidad en SAP, ésta se traspase automáticamente a Zeper para su análisis y tratamiento. LA SOLUCIÓN La digitalización del tratamiento de no conformidades y reclamaciones de cliente es una necesidad común en las compañías que apuestan por la automatización. Es por esto, que la plataforma Zeper, en concreto el módulo Kaizen de Zeper, ya contaba con un conjunto de herramientas focalizadas para este caso de uso. Para este caso, Zeper propone el uso de Tableros Kanban y la metodología 8D o similar en formato digital. Los Tableros Kanban son una herramienta muy visual que facilita tener una visión completa de la situación, así como hacer un seguimiento de todas las reclamaciones. Complementariamente, el uso de un 8D digital permite estandarizar el proceso y pautar el tratamiento y análisis. Esta configuración convencía al equipo de Calidad de Auxiliar Conservera lo que, sin duda, fue una gran ventaja pues redujo muchísimo la duración del proyecto al no requerir ningún tipo de desarrollo de nuevas funcionalidades. No obstante, el proyecto requería superar dos retos: Desplegar una pasarela de comunicación bidireccional con SAP. Implementar la herramienta hasta lograr la adopción por parte de los usuarios. Gracias al trabajo codo a codo con el equipo SAP de Auxiliar Conservera, se desarrollaron APIs personalizadas que permitían el envío de los datos concretos que debían enviarse tanto en sentido ERP -> Zeper como los datos que debían enviarse en sentido Zeper -> ERP. Al lograr desplegar esta comunicación, se cubría uno de los requerimientos básicos del proyecto: la herramienta no sustituía al ERP, sino que lo complementaba al digitalizar el tratamiento de la no conformidad.  La otra arista de la solución propuesta implicaba lograr la adopción de la herramienta y de una nueva forma de trabajar diferente a cómo se había realizado durante muchos años. A base de sesiones de trabajo de concienciación, formación y acompañamiento durante todo el proceso el equipo de proyecto Zeper-Auxiliar Conservera fueron logrando que los miembros implicados en el proceso interiorizaran la herramienta y se la hicieran suya. RESULTADOS Desde un principio la Dirección de Calidad perseguía un objetivo con este proyecto: lograr que el 100% de las reclamaciones de cliente fuesen tratadas y respondidas en menos de cierto número de días (confidencial). A día de hoy, el equipo de Auxiliar Conservera puede decir con orgullo que tras el esfuerzo realizado han logrado  cumplir este objetivo. Además, las automatizaciones tanto en la generación de informes como en el seguimiento de acciones correctivas y de prevención, han permitido reducir la dedicación de recursos humanos proporcionando así procesos más rápidos, ágiles y eficientes. Todo esto nos lo cuenta la propia organización en el siguiente video: https://youtu.be/PyRALGHQ3wo Este caso de éxito llevado a cabo por el equipo de Auxiliar Conservera es un ejemplo más de cómo la digitalización es un herramienta que, en manos de compañias con una cultura de la mejora continua y equipos orientados a la excelencia operacional, permite agilizar y automatizar procesos y hacerlos mucho más eficientes.  ¿Listo para empezar? ¿Estás pensando en abordar un proyecto de digitalización

UAP Task Boards automatizados

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Fondo Animado Mejorado UAP Task Boards completamente automatizados en Auxiliar Conservera CONTEXTO Toda factoría que quiere crear una dinámica y cultura de la mejora continua suele organizar su área productiva en Unidades Autónomas de Producción (UAP). Este es el caso de Auxiliar Conservera, una de las empresas con más experiencia en la fabricación de envases y embalajes metálicos ligeros para alimentos y conservas a nivel nacional e internacional. En este modelo organizativo cada UAP es responsable de cumplir con los compromisos con sus clientes internos y para ello tiene completa autonomía a la hora de establecer sus métodos y tomar sus propias decisiones -siempre respetando las directrices marcadas por la compañía- para mejorar sus procesos y resolver los problemas que acontezcan en la producción. Como consecuencia, las UAPs exploran y emprenden iniciativas de mejoras continua que conllevan la aparición de proyectos internos, ideas de mejora, acciones correctivas, etc. De todas estas iniciativas surgen multitud de acciones a realizar que se reflejan en un tablero de acciones (UAP Task Board). Ver el video del proyecto NECESIDADES Lamentablemente en la mayoría de los casos las urgencias del día a día acostumbran a acaparar toda la atención de modo que, incluso en las compañías más disciplinadas los UAP Task Boards, acaban desactualizados y las iniciativas de mejora difuminándose y cayendo en el olvido. Ante la necesidad de lograr que los UAP Task Boards no quedasen desactualizados y fuesen la herramienta sobre la que orbitan las reuniones TOP60, el equipo de Mejora Continua apostó por la digitalización buscando esencialmente: Centralizar todos los planes de acción en un único lugar. El Excel que contiene las acciones a realizar para implantar las ideas de mejora aprobadas. El Excel que contiene las acciones correctivas de las audits de PRL, el Excel que contiene las acciones a realizar definidas en el último Taller Kaizen completada… Tener multitud de archivos Excels es la mejor forma para lograr que alguno/s queden olvidados. En lugar de eso, la estrategia debe ser la de centralizar todos las acciones en un único lugar y garantizar que nada se pierde. Automatizar la alimentación de los UAP Task Boards. Centralizar todos los planes de acción en un único UAP Task Board es el primer paso, no obstante es esencial que el tablero se mantenga actualizado de forma automática y que no depende de la gestión del equipo humano para reflejar todas las tareas pendientes de realizar y de darles seguimiento por el equipo de la UAP.  Automatizar el seguimiento de acciones El objetivo de contar con un sistema de notificaciones automáticas no es más que facilitar el seguimiento de las tareas y contar con una herramienta que ayude y empuje al equipo a levar a cabo las tareas y responsabilidades asignadas. Estas tres principales necesidades servían al verdadero objetivo del proyecto que era no sólo reducir, e idealmente eliminar, las acciones de mejora a las que no se les daba continuidad, sino aumentar el ratio de acciones de mejora completadas por las UAPs. LA SOLUCIÓN Automatizar los UAP Task Boards implica digitalizar todos los procesos que alimentan de acciones dichos tableros. Por este motivo el primer paso es decidir cuáles son las fuentes de acciones de los que se nutre cada UAP Task Board. Para Auxiliar Conservera, éstas son todas las acciones que se derivan de dar solución a los problemas analizados en las Reuniones TOP20 y TOP60, las que surgen en planes de implementación de Ideas de Mejora, acciones correctivas de desviaciones detectadas en Auditorías 5S y Auditorías PRL, acciones de contención, correctivas y preventivas para dar respuesta a Reclamaciones de Cliente entre otras fuentes. Diseñado el contenido de los UAP Task Boards, el equipo de Mejora Continua de Auxiliar Conservera, apoyado por el equipo de proyecto de Zeper, iniciaron la digitalización de todos y cada uno de los procesos implicados con la implantación de la plataforma Zeper. Siendo el primer proceso en las Auditorías PRL y siguiendo uno a uno con el resto de casos de uso. Una vez todos los procesos anteriores habían sido digitalizados, se desplegaron el UAP Task Board para cada una de las secciones productivas y se activaron los automatismos que habilitan la alimentación automática de acciones a cada Tablero. Con las herramientas ya configuradas y disponibles, la solución a las necesidades del proyecto debía contemplar la carga e importación de todas las acciones registradas en múltiples ficheros .xlsx. Por último, el proyecto entra en una segunda fase completamente diferente. Se inició el proceso de cambio de la forma de trabajar hasta lograr la adopción de la herramienta por parte de personal de producción. Este proceso conllevó un acompañamiento y una perseverancia por parte de los agentes transformadores del proyecto que asistieron a los equipos UAP a las reuniones TOP60 para acompañarlos y proporcionarles soporte. RESULTADOS Gracias al esfuerzo de los equipos de proyecto de Zeper y Auxiliar Conservera, la compañía ha logrado automatizar los UAP Task Boards, que éstos sean el pilar que soporta el seguimiento de acciones en las Reuniones TOP60 y eliminar por completo la cantidad las acciones no gestionadas. Además, los Task Boards de Zeper han hecho aflorar cientos de acciones que habían quedado en tierra de nadie.  Todo esto nos lo cuenta la propia organización en el siguiente video: https://youtu.be/w2puoF0DgZw Si bien es cierto que la automatización de los UAP Task Boards es esencial para mejorar la performance de la UAP, no es menos cierto que el éxito de este tipo de iniciativas depende de la actuación del equipo humano y de su compromiso para cumplir con las tareas asignadas. Así pues, este caso de éxito en Auxiliar Conservera demuestra cómo la digitalización proporciona herramientas a los trabajadores que les permite llevar los procesos a niveles más elevados de cumplimiento y calidad. ¿Listo para empezar? ¿Estás pensando en abordar un proyecto de digitalización con integración? Evaluaremos los requerimientos de tu empresa y nos adaptaremos a tus programas y necesidades para alcanzar que puedas alcanzar la excelencia operativa. Habla con un especialista

Sistema de Comunicación y Escalación de Problemas

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Fondo Animado Mejorado Sistema de Comunicación y Escalación de Problemas CONTEXTO Auxiliar Conservera es una de las empresas con más experiencia en la fabricación de envases y embalajes metálicos ligeros para alimentos y conservas a nivel nacional e internacional. Sus instalaciones cuentan con las tecnologías de fabricación más innovadores así como con certificaciones ISO y BRC que garantizan altos niveles de estandarización y calidad en sus procesos. En los últimos años la compañía ha apostado fuertemente por la digitalización de procesos y sistemas con el fin de lograr una mejora de la eficiencia y la competitividad a través de la renovación y automatización de estos. Un ejemplo de ello es la transformación del Sistema de Gestión Documental. Hasta ese momento, su SGD estaba formado por un documento maestro accesible para todos los trabajadores que contenía la enlaces al resto de documentos (aprox. 400- 450 docs.). Ver el video del proyecto NECESIDADES Con una gestión y administración completamente manual del Sistema de Gestión Documental, los departamentos de Calidad y Mejora Continua de la compañía consideraron necesaria la adopción de una herramienta que les permitiera dar respuesta a las siguientes necesidades:​ Facilitar el acceso a la documentación (incluso en la planta) Un documento con enlaces directos a 400 docs. no es ni la forma más intuitiva ni ágil de acceder a la estándares, procedimientos, instrucciones, etc.. En este sentido es esencial mejorar al máximo posible la accesibilidad a los documentos para aumenta las lecturas por parte de los trabajadores. Automatizar tareas y procesos de gestión Mantener actualizada la documentación del SGD no era sencillo y requería gran dedicación por parte del equipo de Calidad. Contar con con una herramienta que les ayudase  automatizando los procesos como p.e. control de versiones, flujos de aprobación, alertas de caducidad, etc. permitiría ahorrar casi la totalidad de esa dedicación.  Asegurar la correcta distribución de la documentación Es importante asegurar que cada trabajador accede únicamente a procedimientos e instrucciones que le competen según su posición. Esto, además de aumentar la seguridad de la información, facilita la predisposición del trabajador y en consecuencia cumplimiento de los estándares operacionales. No obstante, la ambición del proyecto no se limitaba a la adopción de una herramienta; si no que pretendía una severa transformación del Sistema de Gestión Documental. Un nuevo sistema en el que la responsabilidad no recaería únicamente en el departamento de Calidad, sino que cada departamento debería asumir la gestión y el mantenimiento de su documentación. LA SOLUCIÓN Para abordar estos desafíos, los equipos de Calidad y Mejora Continua de Auxiliar Conservera unieron fuerzas con Zeper para llevar a cabo la implementación de su módulo de Gestión Documental (Zeper Docs).  Los primeros pasos en el proyecto consistieron en conceptualizar por completo el nuevo Sistema de Gestión Documental siendo esencial: establecer categorías de documentación, asignarles responsables y definir el flujo de aprobación para cada una. A continuación, se definieron para cada posición del organigrama de Auxiliar Conservera, qué documentos se tenía el derecho de ver y qué documentos se tenía la obligación de ver. Por último Zeper integró su plataforma con la solución de gestión de recursos humanos de Auxiliar Conservera, lo que permitió automatizar por completo el acceso a la documentación correcta para los nuevos trabajadores o los casos de un cambio de posición de un trabajador. Con el nuevo Sistema de Gestión Documental ya listo. Se inició la etapa de despliegue del nuevo sistema hasta lograr la adopción por parte de todo el personal. RESULTADOS Gracias al esfuerzo de los equipos de proyecto de Zeper y Auxiliar Conservera, esta ha logrado transformar por completo su Sistema de Gestión Documental. Ahora los departamentos se hacen responsables de actualizar y mantener su documentación lo que sumado a una herramienta mucho más intuitiva y amigable ha provocado un aumento considerable de acceso a los nuevos estándares.  Además, las automatizaciones de Zeper han permitido reducir la dedicación de recursos humanos proporcionando así procesos más rápidos, precisos y eficientes. Todo esto nos lo cuenta la propia organización en el siguiente video: https://youtu.be/VqzgpEtR04k Este caso de éxito en Auxiliar Conservera demuestra cómo la digitalización permite transformar los procesos y hacerlos mucho más eficientes. ¿Listo para empezar? ¿Estás pensando en abordar un proyecto de digitalización con integración? Evaluaremos los requerimientos de tu empresa y nos adaptaremos a tus programas y necesidades para alcanzar que puedas alcanzar la excelencia operativa. Habla con un especialista

método 8d

Gestión de las Reclamaciones de Cliente con el método 8D

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Use Case: Gestión de Reclamaciones de Cliente La gestión de reclamaciones de clientes en una planta es importante porque permite mejorar la calidad del producto o servicio, fidelizar a los clientes y mejorar la rentabilidad del negocio. ¿Estás pensando en llevar a cabo un proyecto de optimización de las 8D?   Nuestro experimentado equipo te ayudará en llevar la resolución de problemas de tu equipo a otro nivel. AGENDA UNA DEMO SOLICITA TU PRESUPUESTO INTRODUCCIÓN ¿Por qué es importante tener una gestión de reclamaciones de cliente? Todos somos clientes de productos/servicios y seguro que, a nivel personal, en algún momento has tenido una mala experiencia que ha sido suficiente como para que decidieras no volver a pensar en comprar cierto producto o servicio. Lo cierto es que las empresas no dejan de ser relaciones entre personas, por lo que en las relaciones empresariales sucede lo mismo. Y es que es inevitable. Por muy trabajados que tengamos nuestros productos y/o servicios, tarde o temprano vamos a recibir una reclamación de cliente que nos notifica su disconformidad y descontento. Seguro que alguna vez has oído aquello de: “ni te imaginas lo que cuesta conseguir un nuevo cliente. Ahora bien, qué poco hace falta para perder uno”. Pues es una verdad como un templo. De modo que, cómo procedamos ante una reclamación de cliente es sumamente importante y puede hacerte perder el mejor de tus clientes en un abrir y cerrar de ojos. Por este motivo es imprescindible contar con un buen procedimiento de gestión y resolución de reclamaciones que transmita a los clientes que: Tomas medidas de contención que eviten un mayor impacto en el cliente. Encuentras la verdadera causa del problema Ejecutas las acciones necesarias para resolver el problema Previenes la repetición del problema. Uno de los métodos más apropiados y comunes para la gestión de reclamaciones es la metodología 8D para la resolución de problemas. Y la verdad es que es la metodología idónea para este caso. Sin embargo, el método 8D no es ni mucho menos es una metodología de rápida ejecución: En primer lugar, requiere de un equipo formado por múltiples personas y tener un equipo siempre conlleva tareas de coordinación y comunicación que buscan. En segundo lugar, aplicar el 8D suele suponer entre 2 y 3 planes de acción (acciones de contención, acciones correctivas y acciones de prevención). Cada una con sus acciones, responsables y plazos que deben ser comunicados y seguidos. Por último, una reclamación de cliente supondrá con toda seguridad de un informe de resolución de la incidencia lo que implica documentar cada paso, acción, comentario y fotografía tomada con el fin de generar un informe que luego pueda imprimirse y enviarse al cliente. En resumen, cuando una compañía quiere que sus clientes tengan la garantía de que su equipo va a dar la respuesta oportuna y eficaz ante cualquier problema aplica la metodología 8D. Sin embargo, aplicarla conlleva todo un conjunto de acciones y tareas administrativas que suelen realizar los Directores y Técnicos de Calidad y que poco tienen que ver con aportar de valor y conocimiento por parte de perfiles expertos. Esta pérdida de tiempo y dedicación de las personas, así como la falta de herramientas que ayuden a asegurar el cumplimiento de plazos y compromisos con cliente resultan un problema para organización de todo tipo de sectores que quieren mejorar sus procesos de resolución de reclamaciones de cliente. LA DIGITALIZACIÓN Usar Zeper para validar las etiquetas Ante la necesidad de eliminar tareas de gestión manuales y contar con un sistema de avisos automáticos, la digitalización es la herramienta idónea. Así que, siguiendo con nuestro afán por ayudar a las empresas productoras a digitalizar sus fábricas, hemos incorporado un bloque específico de Problem Solving en nuestro módulo de digitalización de procesos de mejora continua en las fábricas (Zeper Kaizen). La idea detrás de este bloque es muy sencilla: una herramienta con la que poder digitalizar la ejecución de tus procedimientos de resolución de problemas. No nos estamos refiriendo a digitalizar la gestión de las reclamaciones (registro y reporte), sino que lo que buscamos es digitalizar la ejecución del procedimiento (introducción de datos, aporte de imágenes, diagramas de Ishikawa, planes de acción, etc.). En el caso del método 8D, todo empieza con el registro de la reclamación/no conformidad y la definición del equipo implicado. Inmediatamente después todos los miembros del equipo recibirán una notificación informándoles de su implicación junto con un acceso a la plantilla de resolución. A medida que el equipo avance en la resolución del problema el coordinador y responsables de calidad pueden estar al corriente de los logros y monitorizar el proceso gracias al Tablero 8D. Asimismo, recibirán notificaciones en caso de retrasos e incumplimientos en los plazos e hitos parciales. Una vez el equipo implicado completa el proceso y el problema puede darse por resuelto, el equipo puede descargar el informe de la resolución para compartirlo con clientes y colaboradores. Toda la información queda registrada en el sistema y es consultable en cualquier momento gracias al Historial de Reclamaciones. Asimismo, y de forma opcional, Zeper Kaizen puede traspasar la resolución de la reclamación en una lección aprendida y ponerla a disposición de todo el personal de la organización para evitar que el problema vuelva a suceder. Obtén una plantilla gratis para resolver los problemas con el método 8D Descárgatela BENEFICIOS ¿Por qué es una buena solución? Los equipos que ya están utilizando Zeper para este propósito han podido comprobar que al digitalizarlo han logrado: Automatizar la gestión durante el proceso Con Zeper Kaizen han podido olvidarse de la gestión de todo el proceso de supervisión y seguimiento de reclamaciones. Es Zeper quién envía a los usuarios que los recordatorios de las acciones y pasos que se deben realizar en cada momento para que avancen con el proceso y este no se detenga. Es Zeper quién genera los reportes. Es Zeper quién genera los cuadros de mando. Centralizar el repositorio Los usuarios de Zeper han podido experimentar las ventajas de

Beneficios de implementar un software de auditorías 5S para tu empresa

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Cómo alcanzar la excelencia operativa gracias a las Auditorías 5S Las Auditorías 5S ayudan a garantizar que el lugar de trabajo siga constantemente los principios de las 5S, por sus siglas en japonés: Seiri (Clasificación), Seiton (Orden), Seiso (Limpieza), Seiketsu (Estandarización) y Shitsuke (Disciplina). WHY AUDITS 5S «Sin un programa de Auditorías 5S es prácticamente imposible que una empresa manufacturera consiga buenos resultados» Las 5S son una de las prácticas esenciales y uno de los primeros pasos a dar en la adopción de la metodología Kaizen . En la actualidad, la aplicación de las 5S es prácticamente indispensable para cualquier empresa manufacturera. La falta de 5S indica ineficiencia, insuficiente autodisciplina, baja moral o estado anímico, baja calidad, altos costos e incapacidad para cumplir plazos de entrega. Las 5S constan de cinco pasos que representan el punto de partida para el buen housekeeping. De estos cinco pasos, el último, el quinto, es el más importante de todos, ya que de éste dependerá el éxito que tendrá el programa de 5S. Nos estamos refiriendo a la quinta “S”: Shitsuke o Disciplina. El objetivo de la quinta S es conseguir el hábito y el compromiso de los trabajadores con las 5S y, para lograrlo va a ser imprescindible que cuentes con un planning de evaluaciones periódicas de su implementación. Sin un programa de Auditorías 5S va a ser prácticamente imposible sistematizar esta práctica y, consecuentemente, que aporte buenos resultados. BENEFITS Por qué usar el software para digitalizar las Auditorías 5S Una Auditoría 5S evalúa el cumplimiento de las directrices establecidas a partir de un checklist o cuestionario de referencia. Al cumplimentar la lista de control, los auditores establecerán el grado de adhesión a los estándares marcados y pondrán en evidencia desviaciones y no conformidades. Posteriormente, toda la información recogida debe ser procesada y sintetizada en informes de progreso de adopción, así como, definir el plan de acciones correctivas para los hallazgos detectados. En otras palabras: implica una carga de gestión administrativa y dedicación. Con la adopción de un software para auditorías 5S todas estas tareas de gestión se automatizan, así que se reduce a una dedicación marginal la intervención necesaria del equipo humano. Además de esto, para lograr que una organización adopte e interiorice las 5S también es necesario incentivar las actitudes positivas y reconocer el buen desempeño de los trabajadores. Y en esto también te pueden ayudar las plataformas digitales, pues te permitirán: saber quién están realizando todas las inspecciones 5S, automatizar el sistema de reconocimientos y recompensas; mantener un registro inalterable de éste y disponer de un programa de incentivos transparente. Descubre nuestra solución para las auditorías 5S EXPLORA ZEPER AUDITS DIGITIZATION Using Zeper for Audits 5S Zeper Audits es una aplicación que te ofrece todo lo que necesitas para asegurar que las 5S se interiorizan en tu organización. Te proporciona todas las herramientas que necesitas para desplegar un programa de consolidación con el que conseguir concienciar de su importancia a los trabajadores. Avisos y alertas de planificación Importa tu planificación de auditorías 5S y deja que Zeper haga el resto. Zeper enviará correos electrónicos para informar a los participantes que deben realizar una inspección. A medida que tus colaboradores completen las audits, recibirás notificaciones al correo con las que podrás saber rápidamente las conclusiones de la inspección. Asimismo, cuando no se esté cumpliendo con la planificación recibirás alertas que te informarán de la omisión para que puedas reaccionar. Imágenes de apoyo y evidencias para facilitar el entendimiento Zeper Audits te permite complementar tus listas de verificación con imágenes que ayuden al auditor a saber cuál es el estándar de orden y limpieza marcado por la compañía en cada punto de control. Esto ayudará a que las evaluaciones sean más objetivas y sin interpretaciones. Por otro lado, además de que al utilizar una aplicación tus empleados podrán completar las inspeccione en cualquier momento y lugar directamente desde su teléfono móvil, tableta o computadora portátil, también van a poder incluir directamente imágenes tomadas con su cámara para aportar evidencias del incumplimiento de las directrices marcadas. Automatiza el seguimiento de las acciones correctivas Al finalizar cada inspección, Zeper te proporcionará un reporte en forma de plan de acción en el que habrá incluido todos los hallazgos detectados en las auditorías 5S que requieran acciones correctivas. En este plan de acciones podrás definir el responsable y el plazo de cada una de ellas. Al hacerlo, cada usuario recibirá notificaciones para que lleve a cabo sus acciones. A medida que se avance en la resolución de la acción, Zeper enviará correos electrónicos a los responsables y personal involucrado en el plan para la revisión y validación de las acciones correctivas. Exportar y compartir reports en un click Zeper te permite descargar el Informe de la Auditoría en múltiples formatos desde el mismo momento en que ésta se ha finalizado. Así podrás compartirlo con el responsable de cada área u otros colaboradores que deban que tener conocimiento sobre él. Adicionalmente, Zeper Audits incluye un bloque de Analytics con el que podrás construirte tus propios informes y ver indicadores sobre el desempeño de las auditorías 5S en tu organización. ¿Quieres digitalizar tus auditorías 5S?

case study gemba walks

Qué beneficios le proporciona a tu empresa un software Gemba Walks

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Qué beneficios te proporciona un software para Gemba Walks Realizar Gemba Walk es uno de los fundamentos para la incorporación de la cultura Kaizen. Permite observar la realidad de los procesos y detectar los puntos de mejora. Para su óptimo rendimiento se recomienda su digitalización. WHY GEMBA WALK «Los Gemba Walk son una herramienta básica en el camino hacia la excelencia operativa» La clave de la competitividad de una industria está en su nivel de excelencia operativa. Cuanto mejor sea la performance de sus procesos, mayor será su productividad y mejores serán sus resultados finales. Por este motivo, en la industria, mejorar los procesos operativos es esencial si uno quiere tener éxito y tener una posición ventajosa respecto a su competencia.   Los Gemba Walk nos permiten observar los procesos in situ y descubrir oportunidades de mejora. De ahí que sean una herramienta básica en nuestro camino hacia la excelencia operativa. Asimismo, la práctica de los recorridos gemba también repercute en otros beneficios más específicos, como: Una resolución de problemas más ágil: Los principales procedimientos de resolución de problemas (PDCA, A3, 8D) incluyen directa o indirectamente la determinación de la causa raíz del problema. Para determinar la causa raíz es necesario tener información y eso requiere recoger datos de campo y preguntar al personal involucrado.   Una mejora de procesos y estándares operacionales. Tanto si buscamos mantener nuestros estándares de calidad como si queremos mejorarlos, la visita al Gemba es obligada al ser el origen de la información e inicio del proceso de mejora.   Una mejor comprensión del campo. Visitar el taller permite a los gerentes familiarizarse más con las especificidades del área de trabajo a todos los niveles: ya sea en términos de máquinas, herramientas, procesos, servicios o relaciones de eventos con la fuerza de trabajo.   Formación y desarrollo para líderes. Capacitar y asesorar a las personas sobre los procesos en el gemba y usar problemas reales para mejorar las habilidades de liderazgo, los empleados y gerentes se vuelven más profesionales para resolver problemas en el futuro.   Una mejor relación con los empleados. Una caminata Gemba aspira a encontrar formas de mejorar los procesos con la ayuda de los propios empleados. Al hacerlo los empleados se sienten más queridos y que forman parte de algo, lo que les alienta a hacer propuestas y discutir nuevas ideas. BENEFICIOS Cuáles son los beneficios de usar el software Realizar con éxito Gemba Walks no es una tarea especialmente difícil, aun así si no quieres que tus marchas sean una pérdida de tiempo hay ciertos ideas que sí deberías cumplir, como p.e.: centrarte en el proceso observar y evitar las correcciones in situ o utilizar una aplicación que te facilite el trabajo. La digitalización es una de las palancas que te permitirán dar un paso hacia adelante en tu nivel de productividad. Automatizar tareas que no aportan valor y facilitar el resto es el objetivo de la digitalización de operaciones y del día a día. Por este motivo, contar con una aplicación para Gemba Walks puede ser de gran ayuda para:         1. Organizar y preparar tus caminatas gemba: Preparar un Gemba Walk con antelación es un tarea importante si queremos obtener un valor de la actividad. Esto implica comunicar y organizar la sesión de trabajo a los distintos asistentes así como establecerun lista de puntos de control o verificación que os ayude a no perder el de vista el objetivo de la sesión durante su ejecución.         2. Facilitar la captura de anotaciones: Vuestras caminatas gemba no tendrán éxito si no recordáis todos los detalles que observasteis y comentarios de los empleados. Una imagen vale más que mil palabras, y uno debe considerar tomar fotografías de cosas que tomaría mucho tiempo describir en texto. Los Softwares para Gemba Walks más potentes te permitirán no sólo adjuntar imágenes, sino también videos y notas de voz o dibujos para documentar mejor problemas.         3. Aumentar el porcentaje de oportunidades que realmente dan como resultado una mejora: Si bien la presencia de liderazgo en Gemba ayuda tanto al personal como a los líderes a identificar oportunidades para mejorar el trabajo, éstos no pueden (ni deben) implementar todas estas mejoras por sí mismos. Estas aplicaciones ayudarán a tu equipo a involucrar al personal en la implementación de mejoras, a trabajar remotamente y a automatizar el seguimiento de las acciones para garantizar que estas acciones se completan.        4. Compartir el conocimiento obtenido de cada Gemba Walk: Asegurar de que cada Gemba Walk tenga el máximo impacto es muy importante y para ello es clave compartir con el resto de su organización las mejoras realizada y resultados obtenidos. Para ello, es importante disponer de un registro digital de tus Gemba Walks y automatizar la generación de informes y reports que enviar a suscolaboradores.     Descubre nuestra solución para la implementación de los Gemba Walk EXPLORA ZEPER AUDITS LA DIGITALIZACIÓN Using Zeper for Gemba Walk Zeper Audits es de las aplicaciones software para Gemba Walks que te ofrece mayores prestaciones del mercado. Pero no sólo eso, Zeper te permite digitalizar todos tus controles e inspecciones de planta, proporcionándote todos los beneficios de la digitalización junto con la máxima flexibilidad de customización que ofrecen las hojas de cálculo. Es por este motivo, que organizaciones líderes mundiales ya lo están utilizando. Concretamente en el caso de Zeper Audits para Gemba Walks, podrás: Planificar tus Recorridos Gemba Podrás planificar tus recorridos y establece la configuración de avisos. Zeper enviará correos electrónicos para informar y recordar a los participantes que deben realizar una inspección. Esto te permitirá despreocuparte de la coordinación y seguimiento para la realización de auditorías. Apoyarte en listas de verificación y tomar tus anotaciones cómo te sea más cómodo Zeper Audits permite a sus empleados completar listas de verificación en cualquier momento y lugar directamente desde su teléfono móvil, tableta o computadora portátil sin necesidad de papel. Al hacerlo pueden incluir imágenes tomadas con su

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