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Las bases para aplicar Kaizen

ÍNDICE

  1. Introducción
  2. Kaizen y el milagro económico japonés
  3. ¿Cuándo surge el método Kaizen?
  4. ¿Por qué es necesario aplicar Kaizen ahora más que nunca?
  5.  Los beneficios que aporta el método Kaizen
  6.  ¿Cómo aplicar Kaizen?
  7.  Niveles de implantación Kaizen

Kaizen es el concepto de mayor importancia de la administración japonesa y clave del éxito competitivo japonés. Masaaki Imai, autor de libro KAIZEN lo define de la siguiente manera: 

  • Kaizen significa mejoramiento progresivo que involucra a todos, incluyendo tanto a gerentes como a trabajadores. La filosofía Kaizen supone que nuestra forma de vida -laboral, social o familiar- merece ser mejorada de manera constante. 

Kanjis japoneses de la palabra Kaizen

Kaizen es una filosofía, una manera de entender la vida y el trabajo basada en la creencia de que siempre hay margen de mejora. Aunque en el ámbito de la administración y la gerencia se debe entender como: 

– Una filosofía de gestión que genera pequeños cambio o mejoras incrementales en el método de trabajo que permite reducir los despilfarros y, en consecuencia, mejorar el rendimiento del trabajo. 

Se articula en cinco características clave: 

  • Involucra a todos: En el ámbito empresarial, Kaizen establece una cultura de la mejora a todos los niveles. Cualquier miembro involucrado en el proceso puede y debe realizar sugerencias de mejora que la administración debe considerar e incorporar a sus procesos. 
  • Enfoque en el proceso: Toma como punto de partida que los procesos deben ser mejorados antes de que se obtengan resultados mejorados. Así, a diferencia de la tradicional administración occidental, el foco de la mejora debe estar en el proceso y no en los resultados. 
  • Primero la Calidad: Kaizen promueve productos y servicios de calidad antes que cualquier otra meta. A través de la Administración Total de la Calidad se despliega la reacción en cadena de Deming: si mejoras la calidad, reduces costos, mejoras la productividad y satisfaces al cliente. 
  • A partir de datos: Kaizen es un proceso de solución de problemas. Con el fin de que un problema se entienda y resuelva en forma correcta; el problema debe reconocerse, y analizarse reuniendo los datos relevantes. 
  • Es continuo: Siempre hay margen de mejora por lo que el cambio es continuo. De hecho, en Japón, es el cambio es una forma de vida; hasta el punto en que existe un viejo refrán japonés “Si un hombre no ha sido visto en 3 días, sus amigos deben mirarlo bien para ver los cambios que haya sufrido”. 

Explicado de forma más práctica y ejemplificadora, Kaizen es el responsable del conocido como “milagro económico japonés” o el concepto clave detrás del éxito de Toyota. 

Kaizen y el milagro económico japonés

Lo que los historiadores llaman “El milagro económico japonés” se refiere al rápido crecimiento económico que tuvo Japón durante los años posteriores a la Segunda Guerra Mundial. Sus tasas de crecimiento en el periodo comprendido entre 1946 y 1973 fueron en promedio del 9,3% y alcanzando niveles del 11% durante la década de 1960 (aproximadamente 3 veces más que los países que tuvieron mayor crecimiento en ese periodo). 

Tras la WWII, Japón quedó devastado por el impacto de la guerra y las bombas sobre Hiroshima y Nagasaki. A causa de la falta de energía y materias primas, en 1945, la producción de la industria era inferior al 30% de la del año 1935. El país había perdido más de tres millones de personas y, como parte de los países derrotados, sufrió la ocupación de los EUA, quién intervino la economía del país. Sin embargo, menos de 3 décadas después, Japón era una de las principales potencias del mundo. 

Lógicamente son diversos los factores económicos los que influyeron a este crecimiento, como la intervención del Estado, el impacto de la Guerra de Corea y la Guerra Fría, la aportación de los Keiretsus o el modelo de relaciones laborales, pero no sería justo olvidarse de la influencia de la cultura, la psicología o el modelo de administración empresarial japonés a la hora de hablar del “milagro económico”. De hecho, el reconocido experto en organización empresarial Maasaki Imai considera que la esencia de todo esta “administración única” puede resumirse en la palabra Kaizen. 

¿Cuándo surge el método Kaizen?

Pese a que Kaizen tiene su origen en la cultura tradicional japonesa, podría decirse que la internacionalización y expansión del concepto y, especialmente, del método Kaizen para la administración empresarial es consecuencia del éxito de Toyota y su TPS (Toyota Production System). 

En Japón durante los años 1952, la ocupación de las fuerzas militares estadounidenses trajo consigo expertos en métodos estadísticos de control de calidad de procesos que estaban familiarizados con los programas de entrenamiento denominados TWI (Training Within Industry), cuyo propósito era proveer servicios de consultoría a las industrias relacionadas con la Guerra.  

Estos programas se convirtieron, durante la posguerra, en instrucción a la industria civil japonesa, en lo referente a métodos de trabajo (control estadístico de procesos). Estos conocimientos metodológicos los impartieron William Edwards Deming y Joseph Juran. Los japoneses asimilaron muy fácilmente estos conceptos y fue así como se encontraron la inteligencia emocional de los orientales (la milenaria filosofía de superación), y la inteligencia racional de los occidentales y dieron lugar a lo que ahora se conoce como la estrategia de mejora de la calidad Kaizen. La aplicación de esta estrategia a su industria llevó al país a estar entre las principales economías del mundo. 

Sigue este enlace si quieres saber más sobre la historia de la industria del automóvil, el Toyota Production System y cuál es el origen del método Kaizen. 

¿Por qué es necesario aplicar Kaizen ahora más que nunca?

Competitividad. El principal motivo por el que es necesario, y quizá imprescindible, buscar maneras, técnicas, herramientas o métodos que nos ayuden a mejorar es la gran competencia que existe. 

A raíz de la Globalización y el Tratado del Libre Comercio las fronteras comerciales del mundo fueron difuminándose hasta ser prácticamente irrelevantes. Esto provocó que sólo las compañías que entendieron que la Calidad era un factor determinante sobrevivieron. Es por este motivo que compañías locales/regionales con niveles de calidad bajos han ido desapareciendo en pro de compañías que hace muchos años que se iniciaron en un modelo de Gestión de la Calidad Total. 

Aunque hoy en día y con el auge del comercio electrónico, esta competitividad es todavía más feroz y el entorno más hostil. Como dijo el reconocido teorista de la administración Peter F. Drucker: “En la geografía mental del comercio electrónico, la distancia ha sido eliminada”. Así pues, en la actualidad pensar únicamente en la competencia local o regional tiene muy poco sentido. En otras palabras, ahora nuestra competencia incluye a cualquier competidor de cualquier parte del mundo. Por consiguiente, esto se traduce en una mayor competencia. 

De modo que si hoy en día una empresa no apuesta por hacer productos de calidad y mejorar sus procesos va a sufrir grandes pérdidas. Pérdidas en forma de (1) Menor cantidad de Ventas y (2) Peor posicionamiento en el mente del consumidor. 

En conclusión, las empresas y organizaciones privadas deben revisar profundamente sus modelos de gestión ante este nuevo entorno. Y para ello, únicamente se necesita valor, sentido común y dar el primer paso hacia un modelo de Control Total de la Calidad más flexible, innovador y eficaz. 

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¿Qué beneficios aporta Kaizen?

Los beneficios que aporta Kaizen

Los beneficios y mejoras que aporta la introducción de un método Kaizen son muchos y de distintos ámbitos como, por ejemplo: la resolución de problemas, la reducción de inventarios, la estandarización de procesos, la implicación de las personas, la comunicación bidireccional, etc. Aunque Kaizen centra su atención en la productividad de la compañía a través de mejorar tres dimensiones: Calidad, Coste y Entrega. 

  • Calidad: se refiere no sólo a la calidad de productos y servicios terminados sino también a la calidad de los procesos que se relacionan con dichos productos o servicios. 
  • Cost: se refiere al coste total, lo que incluye diseño, producción, venta y suministro de productos y servicios.  
  • Entrega: en referencia a conseguir entregar el volumen de productos solicitados justo a tiempo. 

Y es que Kaizen parte de la base que no tiene sentido comprar productos que carezcan de calidad independientemente de su precio. Como tampoco tiene sentido ofrecer productos o servicios de buena calidad y precio atractivo si éstos no pueden ser entregados a tiempo para satisfacer la demanda del cliente y en la cantidad que desea. 

¿Cómo aplicar Kaizen?

A la hora de llevar a la práctica los conceptos teóricos de la filosofía Kaizen es de gran ayuda tomar como punto de partida 3 principios rectores que nos servirán de guía: 

  • El buen Housekeeping 
  • La Estandarización 
  • La eliminación de despilfarros en los procesos 

Para que una vez aplicados estos principios se mantengan en el tiempo es necesario contar con unos buenos cimientos en la compañía. Unos cimientos que acabarán trayendo un Un equipo disciplinado y motivado que resultará en un cambio en la cultura de la compañía. Estos sistemas fundamentales de Kaizen son: 

  • Involucración y el sistema de sugerencias 
  • Trabajo en equipo y los círculos de calidad 
  • Comunicación y una gerencia visual 

Esta es la base de lo que Imai presentó como la Gemba House. Sin embargo y aunque estas prácticas y técnicas son esenciales para aplicar el método Kaizen, existen tres ejes que habilitarán todo lo demás y permitirán alcanzar el nivel de implementación máximo: 

  • Cultura de Mejora Continua: crear en las personas un fuerte valor de franqueza para reconocer que existen problemas en su propio lugar de trabajo y que son factibles de mejorarse. Esto lo reflejó Kaoru Ishikawa con su famosa frase “el proceso siguiente es su cliente”. Así, cada persona que trabaja en la organización comienza a entender que todos y cada uno de ellos colaboran en la misma y que forman una cadena de clientes y proveedores internos. Y para esto, es esencial establecer una cultura de mejora continua en la compañía. 
  • Gerencia Gemba: en japonés Gemba significa lugar dónde ocurre la acción, que aplicado a una organización manufacturera puede interpretarse como lugar en el que se produce. Así, el gemba es el lugar de todas las mejoras y la fuente de información. Por este motivo, la gerencia debe mantener un estrecho contacto con el gemba y la realidad de la planta. Mas sobre la Gerencia Gemba.
  • Enfoque a las personas: En el Kaizen las personas son conceptualizadas mucho más allá que la simple definición Tayloriana de mano de obra que trabaja en tu organización. En el Kaizen, las personas son consideradas seres pensantes que buscarán mejorar los procesos y su trabaja cotidiano para conseguir una satisfacción personal que a su vez beneficie a la empresa. La mejor forma de la organización de apoyarlos y motivarlos es tomando un enfoque a las personas. 

Interiorizados estos 3 ejes, la organización estará en disposición de iniciar las actividades de mejora continua y la introducción de métodos y técnicas Kaizen. Una de estas y que además es de rápida ejecución es la actividad de Kaizen en 2 días.

Niveles de implantación Kaizen

A finales de la década de los 90, el proyecto CIRCA (Continuous Improvement Research for Competitive Advantage), liderado por los reconocidos investigadores en el tema John Bessant y Sarah Caffyn, exploraron en más de 100 empresas de manufactura las prácticas de Mejora Continua y cómo éstas les habían generado una mejora competitiva. Los resultados del estudio demostraron que las organizaciones que practican la mejora continua evolucionan a lo largo de 5 niveles: 

  • Nivel 0: Sin ninguna actividad de mejora continua 
  • Nivel 1: Sacando las ideas a la luz 
  • Nivel 2: La Mejora Continua estructurada y sistematizada 
  • Nivel 3: La Mejora Continua vinculada a la estrategia 
  • Nivel 4: Mejora a Innovación Continua autónoma 
  • Nivel 5: Construcción de la organización que aprende. 

¿Quieres saber más sobre cómo aplicar Kaizen?

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