Auxiliar Conservera es una de las empresas con más experiencia en la fabricación de envases y embalajes metálicos ligeros para alimentos y conservas a nivel nacional e internacional. Sus instalaciones cuentan con las tecnologías de fabricación más innovadores así como con certificaciones ISO y BRC que garantizan altos niveles de estandarización y calidad en sus procesos.
En los últimos años la compañía ha apostado fuertemente por la digitalización de procesos y sistemas con el fin de lograr una mejora de la eficiencia y la competitividad a través de la renovación y automatización de estos.
Un ejemplo de ello es la transformación del Sistema de Gestión Documental. Hasta ese momento, su SGD estaba formado por un documento maestro accesible para todos los trabajadores que contenía la enlaces al resto de documentos (aprox. 400- 450 docs.).
Con una gestión y administración completamente manual del Sistema de Gestión Documental, los departamentos de Calidad y Mejora Continua de la compañía consideraron necesaria la adopción de una herramienta que les permitiera dar respuesta a las siguientes necesidades:
Facilitar el acceso a la documentación (incluso en la planta)
Un documento con enlaces directos a 400 docs. no es ni la forma más intuitiva ni ágil de acceder a la estándares, procedimientos, instrucciones, etc.. En este sentido es esencial mejorar al máximo posible la accesibilidad a los documentos para aumenta las lecturas por parte de los trabajadores.
Automatizar tareas y procesos de gestión
Mantener actualizada la documentación del SGD no era sencillo y requería gran dedicación por parte del equipo de Calidad. Contar con con una herramienta que les ayudase automatizando los procesos como p.e. control de versiones, flujos de aprobación, alertas de caducidad, etc. permitiría ahorrar casi la totalidad de esa dedicación.
Asegurar la correcta distribución de la documentación
Es importante asegurar que cada trabajador accede únicamente a procedimientos e instrucciones que le competen según su posición. Esto, además de aumentar la seguridad de la información, facilita la predisposición del trabajador y en consecuencia cumplimiento de los estándares operacionales.
No obstante, la ambición del proyecto no se limitaba a la adopción de una herramienta; si no que pretendía una severa transformación del Sistema de Gestión Documental. Un nuevo sistema en el que la responsabilidad no recaería únicamente en el departamento de Calidad, sino que cada departamento debería asumir la gestión y el mantenimiento de su documentación.
Para abordar estos desafíos, los equipos de Calidad y Mejora Continua de Auxiliar Conservera unieron fuerzas con Zeper para llevar a cabo la implementación de su módulo de Gestión Documental (Zeper Docs).
Los primeros pasos en el proyecto consistieron en conceptualizar por completo el nuevo Sistema de Gestión Documental siendo esencial: establecer categorías de documentación, asignarles responsables y definir el flujo de aprobación para cada una.
A continuación, se definieron para cada posición del organigrama de Auxiliar Conservera, qué documentos se tenía el derecho de ver y qué documentos se tenía la obligación de ver.
Por último Zeper integró su plataforma con la solución de gestión de recursos humanos de Auxiliar Conservera, lo que permitió automatizar por completo el acceso a la documentación correcta para los nuevos trabajadores o los casos de un cambio de posición de un trabajador.
Con el nuevo Sistema de Gestión Documental ya listo. Se inició la etapa de despliegue del nuevo sistema hasta lograr la adopción por parte de todo el personal.
Gracias a la solución de Zeper, los ingenieros de Gestamp han reducido su carga de trabajo administrativo y han optimizado la gestión de Buy offs, garantizando un proceso de homologación de troqueles más rápido, preciso y eficiente.
El caso de éxito de Gestamp demuestra cómo la digitalización de procesos clave puede transformar la eficiencia y la productividad en la industria de la automoción.
Gracias al esfuerzo de los equipos de proyecto de Zeper y Auxiliar Conservera, esta ha logrado transformar por completo su Sistema de Gestión Documental. Ahora los departamentos se hacen responsables de actualizar y mantener su documentación lo que sumado a una herramienta mucho más intuitiva y amigable ha provocado un aumento considerable de acceso a los nuevos estándares.
Además, las automatizaciones de Zeper han permitido reducir la dedicación de recursos humanos proporcionando así procesos más rápido, precisos y eficientes. Todo esto nos lo cuenta la propia organización en el siguiente video:
Este caso de éxito en Auxiliar Conservera demuestra cómo la digitalización permite transformar los procesos y hacerlos mucho más eficientes.
Evaluaremos los requerimientos de tu empresa y nos adaptaremos a tus programas y necesidades para alcanzar que puedas alcanzar la excelencia operativa.
