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La Casa Gemba y los principales sistemas Kaizen

La percepción japonesa de la administración se reduce a mantener y mejorar los estándares. Esto es debido a que se considera que son estas dos actividades las que tienen lugar diariamente en el Gemba: mantenimiento y mejoramiento.

  • Mantenimiento: no se refiere a las tareas de mantenimiento de los equipos, sino a las actividades dirigidas a mantener los Procedimientos Estándares de Operación (también conocidos como SOP – Standard Operation Procedures o HOE – Hoja Estándar de Operación).
  • Mejoramiento: este se refiere a la mejora de estos estándares.

En el Kaizen que todos los miembros de la organización participan en mayor o menor grado en alguna de estas dos funciones. Imai, en su segundo libro, bajó a un segundo nivel de detalle las actividades que tienen lugar en el Gemba y estableció lo que llamó la Casa Gemba:

 

Gemba Kaizen

La Gemba House recoge una vista general de las principales actividades de la administración Gemba que quieren lograr mejorar sus resultados QCD (Quality, Cost, Delivery).

En un siguiente post, nos centraremos en el nivel más bajo de la Casa Gemba como cimientos del Kaizen, pero por ahora nos detendremos en los 3 niveles intermedios (Estandarización, 5S y Muda) pues los podemos considerar los sistema principales y pilares del Gemba Kaizen de bajo coste para la mejora continua, por los que toda empresa debería comenzar.

Estandarización

Las actividades diarias que tienen lugar en nuestro lugar de trabajo siguen ciertas procesos o métodos predefinidos. Cuando estos métodos los describimos de forma explícita, se convierten en un estándar.

Los estándares son la mejor manera de asegurar la calidad y la forma más efectiva, en cuanto a costes, de realizar el trabajo.

Por este motivo, una de las claves de la gerencia de éxito es centrarse en mantener y mejorar los estándares. Para ello, es importante implementar un ciclo SDCA (Estandarización – Hacer – Verificar – Actuar), es decir: siguiendo las 5 reglas de oro de la Gerencia Gemba,  cuando generamos un producto defectuoso, debemos acudir al gemba, verificarlo, encontrar las causas fundamentales y por último cambiar el procedimiento de trabajo actual para eliminar el problema.

Una vez los estándares se aplican sin generar defectos ni desviaciones, se puede considerar que el proceso está bajo control. En ese punto, el siguiente paso es buscar mejorar nuestro estándar para alcanzar un nivel superior. Para ello requiere de la implementación de un Ciclo PDCA (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar).

Ciclo PDCA

Es importante destacar que nos estamos refiriendo a estándares operaciones, es decir, los que tiene que ver con la manera en cómo las personas realicen su trabajo. Sigue por aquí si quieres saber más sobre los Procedimientos de Operación Estándar (SOP).

5S

Las 5 S son uno de los pilares del Kaizen pues buscan mantener y mejorar el entorno que rodea al trabajador. El nombre proviene de las 5 prácticas que hacen falta poner en marcha para tener un buen housekeeping:

  • Seiri: diferenciar entre los elementos necesarios e innecesarios y descartar estos últimos.
  • Seiton: disponer de forma ordenada los elementos necesarios.
  • Seiso: mantener limpias las máquinas y ambientes de trabajo.
  • Seiketsu: extender hacia uno mismo el concepto de limpieza y practicar continuamente los 3 pasos anteriores.
  • Shitsuke: construir autodisciplina y formar el habito de comprometerse con las 5S a través de los estándares.

En otro momento detallaremos cada una de estas actividades 5S, aunque por ahora lo que queremos destacar son los beneficios de éstas. Realizar un buen mantenimiento de entorno de trabajo aporta mucho más que simplemente un entorno de trabajo limpio, ordenado y seguro, sino que tienen dos beneficios muy importantes:

Por un lado, influye directamente en la motivación y el estado anímico de los empleados. Esto, que puede parecer un aspecto menor y sin una afectación directa a los resultados de la compañía, es la base de la cultura Kaizen: las personas. Si nos fijamos en la base de la Gemba House, en el primer nivel encontramos términos como gerencia transparente, que hace referencia a la información y comunicación, motivación y estado anímico o autodisciplina. Todos estos términos son de suma importancia y con frecuencia olvidados por las gerencias en pro del ahorro de costes.

Por otro lado, es obvio que las 5S también tienen un impacto directo en la productividad de los trabajadores. Reducen claramente desplazamientos innecesarios, así como tiempos de búsqueda de herramientas, lo que en definitiva se traduce en una eliminación de tareas que no aportan valor.

Además, las 5S tienen muchos otros beneficios que podemos obtener de forma sencilla con la implantación de un programa de inspecciones 5S. Lo más importante es que, la introducción de las 5S no requiere de inversiones económicas. En definitiva y como ya hemos indicado, uno de los primeros puntos por los que una empresa debe empezar a introducir la cultura Kaizen es la implementación de las 5S y el buen housekeeping.

Eliminación del muda

Muda es una palabra japonesa que significa desperdicio, aunque en realidad la implicaciones de la palabra incluyen cualquier cosa o actividad que no agregue valor. Así, cuando decimos eliminar el muda, nos estamos refiriendo a eliminar todo aquello que no aporta valor.

El paradigma de este concepto es sencillo: los clientes no pagan por actividades que o agregan valor. Por este motivo, el Muda se considera un despilfarro, y Taiichi Ohno fue la primera persona en reconocer la enorme cantidad de desperdicios que había en el gemba. Lo clasificó en 7 categorías de despilfarros:

  • Sobreproducción
  • Inventario
  • Defectos
  • Movimientos innecesarios
  • Sobreprocesamiento
  • Esperas
  • Transporte

Esta es la categorización realizada por Ohno, aunque seguramente habrás visto que otros autores incluyen alguna categoría adicional como, por ejemplo: el desperdicio del talento o la complejidad innecesaria en la ingeniería. En esta línea Maasaki Imai cita la Pérdida de Tiempo como una categoría de Muda adicional que deberíamos intentar eliminar, lo cual es interesante pues el tiempo es el recurso del que en la actualidad todos carecemos.

Con frecuencia, la eliminación del Muda y el buen housekeeping van de la mano. Las instalaciones dónde se ha eliminado lo que no aporta valor suelen ser ordenadas y tener un buen nivel de 5S. Asimismo, un buen housekeeping indica un buen estado de ánimo e implicación de los trabajadores de forma continuada y, esto, junto con ciertas actividades como p.e.: los círculos de calidad, un programa de sugerencias, etc. (lo que se considera los sistemas fundamentales del Kaizen) ayudan a mantener la inercia de éste y, en consecuencia, a cambiar la cultura de la compañía.

Así, y siendo las bases del Kaizen, otra de las cosas más importantes es que Estandarización, 5S y la eliminación del Muda son actividades que no requieren ningún coste adicional más allá de la disciplina. Por este motivo son las prácticas principales por las que todas compañía debería empezar a introducir la mejora continua.

Siguiente post: ♦♦ Sistemas fundamentales par aplicar Kaizen ♦♦

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