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GESTIÓN DOCUMENTAL | 4 MIN

Gestión documental industrial: guía completa para organizar la información en planta

La gestión documental es importante en el entorno industrial porque garantiza que la información crítica esté controlada, accesible y actualizada. Esto impacta directamente en la calidad del producto, la seguridad, la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo.

Descárgate la guía completa sobre la gestión documental industrial
Hacer Marcha Gemba

Llevamos más de quince años trabajando en el sector industrial. Y aunque podemos estar orgullosos de los pasos agigantados que se han dado, hay cosas que aunque parezca mentira, nunca cambian. Y es que en nuestra era digital, es muy frecuente encontrar a operarios y técnicos buscando work instructions en carpetas de plástico colgadas junto a las máquinas. O preguntando al responsable de turno si “la última versión del plano es la que está en papel o la del correo de ayer”. ¿Qué valor aporta esto a la empresa? La respuesta está clara: Ninguno. Al revés, en un escenario industrial cada vez más exigente, donde se demanda tener un control total sobre la información y trazabilidad, solo hace que detener al equipo y empieza a ser un problema muy frecuente. Dado de su importancia, el otro día paseando por la fábrica de uno de nuestro clientes -que recién está actualizando los documentos, tras 5 años trabajando juntos- pensé que podía resultar guía para gente con intereses comos los tuyos o los míos. Y este es el resultado:

1. ¿Qué es la gestión documental industrial y por qué es crítica en planta?

La gestión documental industrial se trata de tener un sistema que permita organizar, controlar y acceder a la documentación crítica de la planta de forma estructurada, segura y en tiempo real. Desde procedimientos y manuales hasta certificados, informes de calidad, planes de mantenimiento o fichas de producto. Es mucho más que almacenar archivos.

En producción, un documento obsoleto puede traducirse en una pieza mal fabricada. En calidad, puede suponer una no conformidad durante una auditoría. En mantenimiento, puede provocar una intervención incompleta por falta de información. Por eso, tener control sobre los documentos no es un extra: es un requisito básico para operar con garantías.

A medida que las plantas industriales evolucionan hacia entornos más digitalizados y conectados, la gestión documental deja de ser una tarea administrativa para convertirse en un elemento estratégico que impacta directamente en la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento normativo.

2. Retos habituales sin un sistema adecuado

En muchas plantas industriales, la documentación se gestiona de forma informal: carpetas compartidas en red, archivos de Excel, impresiones pegadas con cinta en paneles de producción, o incluso documentos almacenados en el escritorio del ordenador de una sola persona.

Estas prácticas, aunque funcionales en el corto plazo, acaban generando caos, errores y pérdida de tiempo, especialmente cuando el volumen de información crece o hay rotación de personal. A continuación, algunos de los retos más comunes que hemos visto en fábrica:

Versiones contradictorias

Uno de los problemas más comunes en las fábricas es que diferentes personas trabajan con versiones distintas del mismo documento. Esto pasa, por ejemplo, cuando alguien imprime una instrucción de trabajo y la guarda en una carpeta, pero días después otro usuario actualiza el archivo digital. Si nadie se encarga de comunicarlo o controlar esa actualización, coexisten dos versiones, y ninguna sabe cuál es la válida.

Esto puede generar errores en producción, retrasos, retrabajos y, en el peor de los casos, problemas de calidad que afectan al cliente final. En muchos casos, el problema no es la falta de documentos, sino el exceso de versiones descontroladas.

Pérdida de tiempo buscando archivos

En el día a día de la planta, el tiempo que se pierde buscando un documento concreto es mucho mayor del que parece. Técnicos de mantenimiento que no encuentran el plan de intervención, operarios que no saben si el procedimiento que tienen en papel es el correcto, o responsables de calidad que necesitan localizar un certificado durante una auditoría.

Cuando no hay un sistema centralizado, se busca en carpetas compartidas, correos, WhatsApp, memorias USB o incluso archivadores físicos. Todo eso se traduce en minutos perdidos que se acumulan cada semana, generando frustración y sensación de desorden.

Falta de trazabilidad

La trazabilidad documental es clave en industria. No basta con tener un documento: hay que poder demostrar quién lo creó, cuándo se modificó, qué cambios se hicieron y quién lo validó. Sin un sistema que registre estos datos automáticamente, esa información se pierde o queda repartida entre correos, notas o archivos editados manualmente.

Esto afecta directamente a la calidad, a la mejora continua y a la seguridad de la información. Además, deja a la empresa expuesta ante cualquier auditoría.

Riesgo en auditorías

Las auditorías externas (ya sean ISO, cliente, medioambientales o de seguridad) suelen ser momentos de alta presión. Cuando no hay control documental, cada solicitud del auditor se convierte en una urgencia: encontrar un registro, justificar una revisión, demostrar el cumplimiento de un proceso.

En lugar de aportar confianza, el equipo entra en modo defensivo, buscando archivos de última hora, pidiendo aclaraciones o improvisando respuestas. Una gestión documental sólida permite llegar a la auditoría tranquilos, sabiendo que todo está en orden y accesible.

Impresiones desactualizadas en planta

Aunque la digitalización avanza, muchas fábricas aún dependen de impresiones físicas colocadas en zonas de trabajo: instrucciones, fichas de control, planos, etc. El problema es que, sin una revisión periódica o un sistema que avise de cambios, esas impresiones quedan obsoletas sin que nadie se dé cuenta.

Así, se sigue trabajando con información que ya no es válida, lo que puede provocar errores de fabricación, incumplimientos de calidad o condiciones de trabajo inseguras.

3. Beneficios clave de una gestión documental bien implantada

Cuando una planta industrial decide tomarse en serio la gestión documental, los efectos positivos se notan muy rápido. Lo que antes era una fuente constante de dudas, errores o búsquedas interminables, se convierte en una estructura sólida que da tranquilidad al equipo y agilidad a los procesos.

A continuación, algunos de los beneficios más evidentes que hemos observado en fábricas que han dado el paso:

3.1. Agilidad real en el acceso a la información

Ya no se pierde tiempo buscando “dónde estaba el último procedimiento”, ni hay que preguntar al responsable de turno. Cada documento está bien organizado, etiquetado y accesible desde cualquier dispositivo (PC, tablet o móvil), por parte de quien lo necesita.

Ejemplo real: un técnico de mantenimiento accede en 10 segundos al plan de intervención de una máquina desde su móvil, sin necesidad de volver a oficina.

Esto puede generar errores en producción, retrasos, retrabajos y, en el peor de los casos, problemas de calidad que afectan al cliente final. En muchos casos, el problema no es la falta de documentos, sino el exceso de versiones descontroladas.

Pérdida de tiempo buscando archivos

En el día a día de la planta, el tiempo que se pierde buscando un documento concreto es mucho mayor del que parece. Técnicos de mantenimiento que no encuentran el plan de intervención, operarios que no saben si el procedimiento que tienen en papel es el correcto, o responsables de calidad que necesitan localizar un certificado durante una auditoría.

Cuando no hay un sistema centralizado, se busca en carpetas compartidas, correos, WhatsApp, memorias USB o incluso archivadores físicos. Todo eso se traduce en minutos perdidos que se acumulan cada semana, generando frustración y sensación de desorden.

Falta de trazabilidad

La trazabilidad documental es clave en industria. No basta con tener un documento: hay que poder demostrar quién lo creó, cuándo se modificó, qué cambios se hicieron y quién lo validó. Sin un sistema que registre estos datos automáticamente, esa información se pierde o queda repartida entre correos, notas o archivos editados manualmente.

Esto afecta directamente a la calidad, a la mejora continua y a la seguridad de la información. Además, deja a la empresa expuesta ante cualquier auditoría.

Riesgo en auditorías

Las auditorías externas (ya sean ISO, cliente, medioambientales o de seguridad) suelen ser momentos de alta presión. Cuando no hay control documental, cada solicitud del auditor se convierte en una urgencia: encontrar un registro, justificar una revisión, demostrar el cumplimiento de un proceso.

En lugar de aportar confianza, el equipo entra en modo defensivo, buscando archivos de última hora, pidiendo aclaraciones o improvisando respuestas. Una gestión documental sólida permite llegar a la auditoría tranquilos, sabiendo que todo está en orden y accesible.

Impresiones desactualizadas en planta

Aunque la digitalización avanza, muchas fábricas aún dependen de impresiones físicas colocadas en zonas de trabajo: instrucciones, fichas de control, planos, etc. El problema es que, sin una revisión periódica o un sistema que avise de cambios, esas impresiones quedan obsoletas sin que nadie se dé cuenta.

Así, se sigue trabajando con información que ya no es válida, lo que puede provocar errores de fabricación, incumplimientos de calidad o condiciones de trabajo inseguras.

Entre los principales beneficios de los recorridos Gemba:

 

  • Permite ahorrar tiempo y recursos a las organizaciones al facilitar la revisión de los estándares operacionales de sus procesos.
  • Permite mejorar el nivel de calidad al ayudar a los líderes a asegurar el cumplimiento de los estándares de operación.
  • Fomenta la colaboración, lo que mejora la comunicación en todos los niveles dentro de la organización.
  • Mejora la seguridad de las instalaciones, pues permite identificar problemas de seguridad antes de que ocurran lesiones o accidentes.
  • Ayuda a las empresas a identificar oportunidades de mejora.
  • Fomentan una cultura de mejora continua.

Sigue este enlace si quieres saber más acerca de los beneficios de los Gemba Walk o Floor Walks.

 

Así pues, hacer Recorridos Gemba es una práctica que tiene una relación coste-beneficio muy positiva, pero obviamente no basta con que nuestros líderes se paseen por la planta como quién da una vuelta por el parque. Para que una caminata Gemba sea efectiva se necesita una preparación, pero esto lo veremos más adelante.

Cómo realizar un Gemba Walk efectivo

Fujio Cho, quién fuera presidente de la Toyota Motor Company desde 2006 a 2013, pronunció por vez primera la famosa frase: «Ve a ver, pregunta por qué y muestra respeto».


Esta frase sirve para establecer 3 reglas básicas para realizar un Gemba Walk de forma efectiva:

  • Ve a ver: debes ir a ver in situ cómo funciona la operación y los diferentes procesos en tu empresa para verificar si los procesos están alineados con los objetivos generales de la empresa y sus estándares.
  • Pregunta por qué: debes comprender cada paso del proceso de fabricación, así como los entresijos de los procesos en detalle para eliminar los problemas cotidianos. Muchas tareas se realizan de forma rutinaria sin que el personal se pregunte si están bien o mal. Preguntar por qué lo ayudará a comprender cómo mejorar los procesos.
  • Muestra respeto: debe mostrar a los empleados y trabajadores que se preocupa por su bienestar. Asegúrese de involucrar a sus empleados y hágales saber que las caminatas gemba se realizan para facilitarles la vida en el trabajo..

Estas reglas son la base, aunque como decíamos para hacer una caminata Gemba eficiente, el líder debe planificar el recorrido y anotar qué buscar en cada parada. Debe conocer el objetivo de cada proceso, quién es el gestor responsable del mismo, si el proceso logra o no su objetivo, cuáles son las causas de las disfunciones y cómo se pueden mejorar.

Sigue leyendo aquí saber más sobre cómo preparar y realizar un Recorrido Gemba efectivo.

Preparar y realizar correctamente el ejercicio es muy importante, pero lo cierto es que la efectividad de un Gemba Walk vendrá más determinada por la calidad y profundidad del análisis posterior que de la propia caminata.

Qué hacer finalizado el Gemba Walk

El primer paso tras concluir la Caminata Gemba es digerir toda la información que se recopiló. Para ello, es clave tomarse el tiempo para categorizar y reflexionar sobre los hallazgos más importantes y las discusiones que tuvieron lugar en el momento en que se realizó esta práctica.

Es decir, el primer paso es compartir con el equipo implicado las notas y/o resumen de la caminata y organizar la sesión de análisis con todos los miembros que se consideren necesarios. En esta sesión de análisis debéis centraros en analizar el porqué es así y cómo podría ser toda aquella actividad que no aporta valor. Puedes tomar como punto de partida las 7 categorías de desperdicio establecidas en el TPS:

  • Defectos
  • Superproducción
  • Espera/retrasos
  • Transportación
  • Movimiento
  • Pérdida de creatividad
  • demasiado inventario

Profundiza aquí en qué hacer tras la caminata Gemba y en cómo realizar un buen análisis.

Otro de los factores que determinará el valor obtenido de un Gemba Walk es el equipo implicado en este. Contar con un equipo multidisciplinar siempre ayuda a que los análisis sean más enriquecedores, aunque no siempre.

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Diferencia entre Gemba Walk, Auditoría interna y MBWA

Ahora que ya tenemos claro qué es un Gemba Walk, es posible que surjan algunas dudas al pensar en otras prácticas de mejora continua que tienen lugar en un gran número de en las plantas productivas. Nos estamos refiriendo a:

  • Reunión QRQC – Stand up daily meeting
  • Management By Walking Around (MBWA)
  • Auditoría interna de proceso o Auditoría por capas.

Existen diferencias evidentes de los Gemba Walks con cualquiera de los 3 anteriores. Ciertamente, todas estas prácticas tienen lugar en el shopfloor, pero lo cierto es que ni el propósito, ni el modo en cómo se lleva a cabo e incluso el análisis y reflexiones posteriores son iguales.

Es importante que tengamos claras las diferencias, por eso las hemos hecho este análisis de diferencias: Gemba Walk vs Auditoría interna vs MBWA

Qué miembros deben participar en un Gemba Walk

Los Gemba Walk pueden ser realizados por múltiples personas y figuras dentro de la organización. Haciendo referencia a la frase hecha “4 ojos ven mejor que 2”, es recomendable que en los recorridos Gemba participe más de una persona. Preferiblemente deberías intentar componer un equipo compuesto por distintos manager, mandos intermedios o líderes de distintos departamentos. Esto permitirá que el/los procesos sean observados desde distintas perspectivas y, en consecuencia, tengáis más posibilidades de encontrar oportunidaes de mejora.

Es difícil indicar de manera genérica qué miembros del equipo deberían participar, pues el organigrama y la repartición de funciones de cada compañía es distinto, pero una buena combinación estaría formada por:

  • Gerente o Supervisor de Producción
  • Gerente de Aseguramiento de la Calidad
  • Gerente o Responsable de Mantenimiento
  • de Mejora Continua

Tenga en cuenta que los miembros que participan en una Caminata Gemba cambian en función de los procesos y objetivos de esta. Por ejemplo, si la finalidad es evaluar los procedimientos de seguridad, será imprescindible que un coordinador de seguridad participe en la caminata gemba. Si desea una verificación general más exhaustiva, es posible que incluso desee que el director ejecutivo o el director de operaciones realice la caminata gemba.

Una vez ya tengamos claro cómo podemos conseguir que nuestras caminatas Gemba sean verdaderamente efectivas ya podemos dar el siguiente paso: extender la práctica con un programa de Recorridos Gemba periódicos.

Con qué frecuencia debería hacer un Recorrido Gemba

Es bastante habitual pensar que una caminata gemba al mes es suficiente para evaluar la situación. Pero para ver un cambio real, es necesario realizar caminatas gemba con mucha más frecuencia. Piensa en lo que les decía T. Ohno a sus líderes: “Deben visitar el Gemba diariamente”.

Hacer un Gemba Walk a diario seguramente sea innecesario e inviable si se tiene en cuenta la saturación de la agenda. La clave está en lograr un equilibrio entre no realizar recorridos gemba y realizarlos con demasiada frecuencia. Piensa que: si no los haces con la frecuencia suficiente, no podrás identificar los problemas que necesitan solución. Mientras que, si los haces con demasiada frecuencia perderán el sentido y además tendrás dificultades para obtener una nueva perspectiva en cada Floor Walk.

Así pues, debes intentar realizarlos de forma regular regulares. Lógicamente no hay una solución universal y hay distintos factores que influyen en la frecuencia de los recorridos Gemba, pero una regla general es que es una buena idea realizar una caminata gemba por semana para cada sección. Llegados a este punto te recomendamos leer nuestra lista de claves para hacer Gemba Walks con éxito.

Una vez ya tengas la rutina de realizar las caminatas Gemba, un siguiente paso puede ser el de digitalizarlas con el fin de automatizar ciertas acciones y maximizar los beneficios de estas. Esto te llevará directamente a elevar el nivel de excelencia operativa del grupo.

Digitalizar los Gemba Walks

El valor que se obtiene de la realización de marchas Gemba, proviene de la observación y el análisis del grupo. No procede de la realización de informes ni de la generación de indicadores, ni de muchas otras acciones necesarias para que todo fluya pero que no aportan valor. Así pues, una buena manera de mejorar es encontrar el aliado tecnológico adecuado. Esto le ahorrará mucho tiempo y recursos en el futuro y lo ayudará a mejorar su productividad.

El valor que se obtiene de la realización de marchas Gemba, proviene de la observación y el análisis del grupo. No procede de la realización de informes ni de la generación de indicadores, ni de muchas otras acciones necesarias para que todo fluya pero que no aportan valor. Así pues, una buena manera de mejorar es encontrar el aliado tecnológico adecuado. Esto le ahorrará mucho tiempo y recursos en el futuro y lo ayudará a mejorar su productividad.

Revisa aquí el caso de uso de Zeper para Gemba Walks y no dude en contactarnos si tiene alguna pregunta sobre este tema!!

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