A la hora de decidir qué vamos a auditar, hay que tener en cuenta las LPA se consideran Auditorías de Procesos, por lo tanto, lo que se audita son procesos de fabricación. Concretamente, aquellos que requieren atención especial debido a su importancia para la satisfacción del cliente y aspectos críticos para asegurar la calidad del producto.

Por lo general, estas auditorías deben incluir puntos de control/preguntas que se puedan verificar rápidamente y cuya respuesta es SI/NO. Por ejemplo, es típico que una auditoría verifique la existencia del registro de la inspección de primera pieza, pero no que requiera que alguien realmente complete el proceso de inspección de primera pieza. Para establecer esta lista de puntos de control del proceso, la guía CQI-8 recomienda formar un equipo interfuncional dentro de la organización para desarrollarla.

Habitualmente, un checklist de una auditoría LPA podría contener preguntas de las siguientes áreas:

• Medidores

• Calibración del medidor

• Ayudas visuales

• Parámetros de proceso / máquina

• Procedimientos de configuración y / o cambio

• Instrucciones de trabajo

• Técnica de construcción / procesamiento

• Identificación de producto

• Equipo de monitoreo

• Documentación / mantenimiento de registros

• Equipo a prueba de errores o de detección de errores

• Controles de laboratorio

• Inspección de características de piezas

• Procesos seguros

• Acciones correctivas de problemas de calidad pasados.

• Mantenimiento preventivo

• Limpieza interna

• Requisitos de apilamiento / embalaje

Mientras que los elementos que normalmente no deberían formar parte de este checklist son:

• Medición de dimensiones / características de piezas específicas

• Prueba de características de rendimiento de piezas específicas

• Realizando una parte para probar el proceso de fabricación

• Verificar si los operadores llegaron o no a tiempo al trabajo

• Juzgar el desempeño del operador

• Verificación de la finalización de otras «capas» en la Auditoría de proceso por capas

A la hora de definir la hoja de puntos de control de una auditoría, debemos considerar que una organización puede disponer de múltiples checklist / hojas de control, pudiendo llegar a desarrollar un listado de puntos de control específico para cada operación, proceso o línea de productos. De hecho, cuanto más específica sea la hoja de control más efectiva será. Es especialmente importante tener claro que una auditoría LPA no debe incluir una lista exhaustiva de todos los requisitos del proceso, sólo de aquellos aspectos críticos.

Las auditorías de proceso por capas recibe su nombre del requisito de que múltiples «capas» de una organización realicen la misma auditoría. A diferencia de una auditoría de producto que generalmente se lleva a cabo solo por un operador o un miembro del equipo del departamento de calidad, una Auditoría de proceso por capas es realizada por personal que va desde miembros del equipo de nivel de trabajo hasta personal en los niveles más altos de la estructura organizativa de la instalación.

Con esto se consigue colocar a personas de múltiples niveles de la organización «donde se está haciendo el trabajo» para verificar elementos críticos facilitando la comunicación entre la gerencia y los miembros del equipo de trabajo. Asimismo, la auditoría de proceso por capas también demuestra a todos los miembros del equipo que estos elementos críticos designados son muy importantes ya que «Si el gerente de la planta, o incluso el presidente de la compañía, está aquí para verificar que está hecho, es que debe ser importante».

Además del rango jerárquico de sus miembros, los distintos niveles se diferencian también en la cantidad de puntos de control de la hoja de auditoría:

Partiendo de una lista estándar para todos los auditores de un mismo proceso, es cierto que el número de puntos de auditoría puede variar en función del nivel. Esto se debe a que cuanto mayor es el nivel del auditor, mayor es el alcance de autoridad del individuo, por ejemplo: un supervisor puede verificar que la inspección de primera pieza se haya completado para su línea, pero un gerente de planta además puede verificar que los resultados de la inspección de primera pieza para toda la planta se resumen y publican en la ubicación adecuada dentro de la planta.

Como aclaración hay que mencionar que los niveles de LPA no tienen porqué coincidir con los niveles del organigrama de la compañía.

Otra peculiaridad de las auditorías por capas es que se realizan con una frecuencia determinada, que vendrá definida por el nivel del auditor dentro de la organización. Así, cuanto más bajo es el nivel del auditor más frecuentemente deberá llevar a cabo la Auditoría. Por ejemplo, un supervisor de línea puede realizar la auditoría diariamente, mientras que el gerente de la planta puede realizar la auditoría una vez al mes.

Al igual que con las auditorías de calidad o el plan de control de procesos, las auditorías LPA deben tener planes de acción definidos para cualquier no conformidad encontrada. Estos planes de acción deberían desarrollarse antes de poner en marcha el procedimiento de auditoría por capas (basándose a menudo en no conformidades previamente tratadas).

La guía recomienda que estos planes de acción para las no conformidades de la auditoría de procesos por capas:

• Estén documentados y disponibles para todos los auditores.

• Incluyan todas las no conformidades detectadas, sin excepción.

Las auditorías de proceso en capas no son auditorías adicionales realizadas por el Departamento de Calidad ni son controles que deberían incluirse en un plan de control de procesos. Debido al alcance y el propósito de las auditorías de procesos por capas, la dirección de operaciones de las áreas donde se realizan las auditorías debe ser el propietario del proceso.

Así pues, los gerentes de operaciones deben garantizar lo siguiente:

• Las auditorías de proceso por capas se realizan a tiempo.

• Cada auditoría es realizada por el miembro designado del equipo.

• Los resultados se registran y revisan periódicamente.

• Los recursos están disponibles y enfocados a acciones correctivas delas no conformidades detectadas.

Como conclusión, como primeros pasos a la hora de organizarlas:

1. Determina qué procesos de van a auditar.

2. Crea la hoja de control/checklist de cada proceso (puede ser común para todos).

3. Define en cuántos niveles quieres dividir la organización y determina qué miembros formarán parte de cada uno.

4. Asocia una frecuencia de auditoría a cada nivel.

5. Crea los Planes de Acción y procedimientos necesarios para la gestión de No Conformidades.

6. Planifica las auditorías (especificando: proceso, auditor, fecha y turno) de acuerdo a los requerimientos.

La organización de auditorías por capas no es una tarea sencilla si se parte de un lienzo en blanco. Tampoco lo es la planificación de estas para el cumplimiento de requerimientos y frecuencias de auditoría, ni tampoco la gestión de No-Conformidades y extracción de KPIs dado el gran volumen de auditorías que representa; así que esperamos que este post os ayude y aporte un poco de claridad en la incorporación de las auditorías LPA en vuestra organización.