KAIZEN | 4 MIN
A finales de 2020, Gartner popularizó el concepto de Connected Worker, desde entonces se ha experimentado un fuerte aumento en la adopción de las conocidas como Connected Worker Platforms.
Piensa en un corredor. Cuando afronta una maratón de montaña no puede centrarse únicamente en su desempeño durante el desarrollo de la prueba. Si quiere tener éxito debe prepararla concienzudamente (entrenamiento, estuido del recorrido, alimentació …) y, del mismo modo, debe prestar especial atención al post-carrera (recuperación, hidratación…).
Pues en el caso de los Gemba Walks sucede lo mismo. Para hacer un Recorrido Gemba eficiente debemos tener en cuenta las 3 partes en las que se divide: Preparación, Ejecución y Análisis.
Todas ellas igualmente importantes si queremos es hacer un buen Gemba Walk y, de igual modo que en el caso de las carreras de montaña, deben afrontarse las 3 partes tanto si eres un experto como si eres amateur.
Si queremos eficiencia, es necesario que planifiquemos el recorrido y que nos preparemos los procesos que revisaremos al detalle. También es necesario que recabemos información del proceso/operativa, así como de los objetivos y resultados de este.
Así, para preparar un marcha gemba deberías:
No es posible revisar todos los aspectos del proceso en una misma caminata. Si lo hicieras, te llevaría horas. Así que debes escoger un tema y centrarte en este. A modo de ejemplo, algunos de los temas que podrías escoger: seguridad, productividad, calidad o la disponibilidad del proceso.
Si consideras que más de un aspecto del procesos debe ser analizado, debes considerar organizar más de una caminata. Piensa que centrarte en uno de estos ámbitos te permitirá focalizarte y eso es sinónimo de eficiencia.
Es crucial que el todos los participantes en la caminata gemba, pero especialmente el Líder, estén familiarizados con el proceso que se observará. Si queremos ser eficientes todos los integrantes deberían conocer los detalles de la operativa del proceso y tener información sobre el producto y los recursos que intervienen. Del mismo modo, se debería conocer el objetivo de cada proceso, quién es el gestor responsable del mismo, si el proceso logra o no su objetivo.
Una buena práctica que funciona muy bien y ayuda a que todos los integrantes “vengan con los deberes hechos”, es proporcionarles con cierta antelación un resumen de no más de una página sobre el recorrido. Este resumen debería incluir:
En su libro La salida de la Crisis (Out of Crisis), el Dr. W. Edwards Deming dijo que “la gestión caminando en el taller (MBWA) casi nunca es eficaz”. La razón es que un directivo caminando alrededor tiene poca idea sobre qué preguntas hacer y, por lo general, no se detiene el tiempo suficiente en un lugar para obtener la respuesta correcta.
Aunque la MBWA no es exactamente lo mismo que los Gemba Walk, existen bastantes similitudes (sigue aquí la diferencia entre Gemba Walk y MBWA). Así pues, podemos aplicar la afirmación del Dr. Deming a las Marchas Gemba, y concluir que si queremos encontrar las respuestas adecuadas debemos hacer las preguntas adecuadas; y la mejor manera de conseguirlo es habiendo preparado un lista de chequeo.
Esto no quiere decir que debemos ceñirnos únicamente a preguntar aquello que pone en nuestro checklist. ¡Ni mucho menos! Recuerda que uno de los beneficios de los Gemba Walks es interactuar con los trabajadores para comprender mejor el terreno desde otras perspectivas. Por lo tanto, no debemos “interrogar” a las personas, pero entre un interrogatorio y una conversación espontánea hay un término medio: tener una lista de puntos de control que sirva de guión. Además, esto nos ayudará a reconducir la sesión en caso de que percibamos que nos estamos desviando del objetivo.
En resumen, mejor prepara una lista de preguntas de control preliminar que sirva de guión.
La realidad es que cada persona tiene su propio estilo a la hora de ejecutar un recorrido gemba, pero en este punto, podemos tomar como base la frase de Fujio Cho citada en nuestra página Todo sobre Gemba Walks eficientes: «Ve a ver, pregunta por qué y muestra respeto». Así pues, nuestras recomendaciones para llevar a cabo marchas gemba eficientes son:
4. Documenta tus observaciones
Es bastante imposible recordar todo lo que sucederá durante un Gemba Walk, por lo que es importante que los integrantes utilicen las herramientas adecuadas para documentar las observaciones. Tradicionalmente esto se ha hecho con papel y lápiz, aunque con la mejora de las tecnologías cada vez hay más personas que prefieren optar por una aplicación del estilo de Zeper y tomar directamente las anotaciones con el móvil.
Se utilice la herramienta que se utilice, lo importante es que lo caminata quede bien documentada y que nuestras anotaciones nos permitan, posteriormente, recordar los detalles de la sesión. Para esto, a mi personalmente me ayuda mucho: hacer dibujos, tomar fotos y tomar grabaciones de voz.
5. Haz preguntas
Pese a que durante la observación del proceso debes tener muy presente cómo se debería ejecutar el trabajo de acuerdo con el Estándar Operacional, un recorrido gemba debe realizarse con una mente abierta. Debes dejar de lado cualquier suposición sobre cómo se hace el trabajo y no asumir que todo se hace de acuerdo con un estándar.
Es prácticamente una obligación que preguntes al personal implicado por qué hacen las cosas de esa manera, por qué las operaciones se realizan en un orden determinado, o cómo gestionan el proceso. En todos los casos, pero especialmente si detectas que el trabajador no está siguiendo el Standard Operational Procedure (SOP) establecido.
Además, es esencial que invites a los empleados a hacer sugerencias y señalar cualquier oportunidad para mejorar el proceso.
Recuerda que los empleados son los que están en primera línea haciendo el trabajo, por lo que es más probable que tengan buenas ideas sobre el proceso y las formas de mejorarlo. Además, esto también los hace sentir valorados y partícipes en el proceso. Lo que resulta en un incremento de la motivación del trabajador (que si recuerdas es uno de los pilares del método Kaizen y la Casa Gemba).
6. Muestra respeto
Por último, y no menos importante, mostrar respeto es una de las formas de obtener el máximo valor de sus caminatas gemba. Algunos consejos de cómo lograrlo son:
.Siguiendo esta guía seguro que tus caminatas gemba serán mucho más eficientes. En el siguiente post veremos qué hacer tras un Gemba Walk, pero antes, una duda más que nos suelen preguntar:
La caminata gemba en sí debería tomar entre 25 y 45 minutos, aunque hay distintos factores que afectan a esta duración como p.e. el proceso o el tema.
Además, el tiempo que te tomará completar un Gemba Walk depende del nivel de detalle al que se quiera llegar y lo minucioso que sea uno. Si no lleva a cabo todas las comprobaciones apropiadas y las completa de la manera correcta, inevitablemente llevará menos tiempo que si lo hiciera todo a fondo.
Para no hacer especialmente larga esta entrada, dejamos para el siguiente post los detalles de la tercera fase de un recorrido gemba.
Descubre cómo se aplican los Gemba Walks y cómo sacar el máximo rendimiento a tu planta gracias a nuestros posts.
