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Cómo desplegar las Auditorías LPA: Guía para empezar

Una vez ya tenemos claro cómo organizar las Auditorías de Proceso escalonadas en nuestra fábrica, el siguiente paso es ponernos manos a la obra y empezar a desplegar esta herramienta de la calidad. Cómo con la mayoría de proyecto de mejora que requieren de involucrar a un número elevado de implicados es recomendable hacer una prueba piloto. El objetivo de ésta será validar que la compañía está en disposición de iniciar el programa a una escala mayor, y para ello, lo habitual es:

  • Montar un pequeño equipo multi-disciplinar
  • Tomar una zona reducida para realizar las primera pruebas
  • Evaluar el feedback de la prueba y la viabilidad de la implantación a una escala mayor.

Realizada una primera prueba piloto, el despliegue al resto de los implicados podrá tomar distintos grados de progresividad, según la empresa pueda y/o quiera. Desde ir progresivamente incorporando las instalaciones/líneas de fabricación de una en una, hasta incluir toda la planta de golpe. Aunque lo más habitual es desplegar las LPAs por zonas/secciones de la planta.

Sea cuál sea el ritmo al que la empresa despliegue el programa de auditorías por capas, llegados a este punto, hay 2 aspectos esenciales:

  1. Planificar las LPA
  2. Capacitar a los implicados a realizar una LPA

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Las LPA son realmente efectivas cuando han sido planificadas concienzudamente, por lo que el primer paso para desplegarlas será hacer la programación de auditorías. Lo cierto es que no existe una única manera de planificar las auditorías por capas. Esto es así, básicamente por dos motivos:

  1. Cada propietario del programa de auditorías tiene su propio punto de vista acerca de cómo serían más eficiente y efectiva. P.e:
    1. Hay compañías en las que se impone que un mismo proceso debe ser auditado por la misma persona dos veces consecutivamente. De este modo, el auditor puede hacer un mayor foco en las desviaciones detectadas en la primera inspección.
    2. En otro casos, se evita esta reiteración de inspecciones precisamente para que el auditor no dé por sentado la conformidad de ciertos puntos de control. De este modo se evita tener una visión sesgada a la hora de completar la auditoría.
  2. Es posible que una compañía reciba de sus clientes indicaciones de cómo llevar a cabo las LPA. Incluso es posible que, con el objetivo de cumplir con estos requerimientos, en unos procesos se deban planificar las Audits para cumplir los requerimientos del cliente A y en otros planificar distinto para procesos los del cliente B.

Pese a esto, tras haber llevado a cabo múltiples implantaciones de ZEPER para el despliegue de las auditorías por capas en una fábrica, podemos decir que mayoritariamente se tiende a uno de los siguientes modelos de planificación:

  • Kamishibai
  • Kamishibai restringido
  • Programa basado en que cada proceso debe ser auditado cada cierta frecuencia

En ambos casos la planificación de auditorías depende del nivel y, a menor nivel, mayor frecuencia de inspección.

Sistema de Auditorías Kamishibai

En un sistema de Auditorías Kamishibai no existe una planificación de auditorías como tal. En este caso cada auditor deberá realizar una auditoría cada cierta frecuencia. Para ello, cada uno tomará una tarjeta al azar en la que se le indicará qué proceso debe inspeccionar.

Así pues, no importa cuántas veces se audite un proceso, lo que importa es que cada auditor realice una auditoría según la frecuencia marcada para el nivel al que pertenece. Por ejemplo, un supervisor de línea puede realizar una auditoría diariamente, mientras que el gerente de planta puede realizar la Auditoría una vez al mes.

En esta imagen se muestra una plan de auditorías en el que:

  • Los operadores y supervisores llevarán a cabo la auditoría de procesos por niveles diariamente.
  • El Gerente del Departamento llevará a cabo la Auditoría de Procesos por Niveles semanalmente el miércoles.
  • El líder del sitio llevará a cabo la auditoría de procesos en capas cada tres semanas los miércoles.

En la Guía CQI-8 para las Layered Process Audits, la AIAG muestra como posibles niveles de frecuencia:

  • Turno: para operadores y técnicos de aseguramiento de la calidad
  • Día: para supervisores y líderes de equipos
  • Semana: para los Gerentes y Managers de Planta, Calidad y Operaciones
  • Mes: para Directores y Directores Ejecutivos
  • Trimestre: para el presidente
  • Año: para el CEO

La ventaja de decantarse por un Sistema de Auditorías Kamishibai es que el funcionamiento de éste es simple y rutinario, por lo que no requerirá de una dedicación de tiempo para la planificación. Sin embargo, es posible que el volumen de auditorías que se acabe haciendo al cabo del año se muy elevado (pudiendo ser miles, en función del número de procesos). Cierto es que cada compañía puede definir cuántos niveles quiere tener y cuál es su frecuencia de auditoría.

Sistema de Auditorías Kamishibai restringido

Este caso es una variante del Kamishibai estricto. Se trata de restringir la posibilidad de auditar algunos procesos a cada auditor. El objetivo de este sistema suele ser que un operador o líder de equipo audite los procesos en los que suele trabajar. De este modo, se consigue un grado superior de imparcialidad y objetividad en las inspecciones.

Sistema basado en que cada proceso debe ser auditado cada cierta frecuencia

Cuando la factoría tiene un número elevado de líneas de producción y de procesos a auditar, decantarse por un sistema Kamishibai puede implicar que el volumen de auditorías a lo largo del año sea muy elevado. Esto supondrá, inevitablemente, una dedicación más intensa para la gestión de todas estas auditorías (pudiendo ser casi ingestionable sin la ayuda de un software). Por este motivo, muchas compañías deciden optar por un modelo menos intensivo en cuanto a la cantidad de auditorías. Se trata de asegurar que cada nivel audita todos los procesos de la planta cada cierta frecuencia.

En este caso, no importa cuántas auditorías haga cada auditor, lo que importa es que entre todos los auditores que pertenecen a un mismo nivel se auditen todos los procesos. Esto puede suponer que:

  • Si el número de procesos > número de auditores de un nivel à un auditor haga más de una auditoría cada ciclo de inspecciones
  • Si el número de procesos < número de auditores de un nivel à puede ser que un auditor no audite en un ciclo.

Los beneficios de decantarse por esta opción es que el volumen de auditorías será inferior y, por consiguiente, la gestión de desviaciones, acciones correctivas, etc. Sin embargo, esta alternativa requiere un mayor esfuerzo a la hora de programar las auditorías, ya que habrá que asignarle un auditor a cada auditoría (intentando repartir equitativamente entre ellos) así como enviar las comunicaciones correspondientes.

La realización de una auditoría LPA es un proceso bastante estándar, ya que consiste en que el auditor conteste OK/NOK a cada uno de los puntos de control de la lista de chequeo. Opcionalmente, durante la inspección el auditor puede ir acompañado o no de uno de los Key Users del programa de LPA en la compañía.

Lo que no suele ser tan estándar es cómo se reacciona al detectar una desviación. Es habitual que las compañías no tengan definido un plan de reacción para cada posible desviación o que, en caso de que lo tengan, no esté en conocimiento de todos los auditores. Por lo que, frente a una desviación suele reaccionarse de dos formas:

  • Definición de acciones de contención en ese mismo momento
  • Definición de acciones de contención a posteriori.

Idealmente, cuando se encuentra una no conformidad, el auditor debería consultar el plan de reacción documentado para obtener instrucciones. A continuación, debería tomar una reacción de contención inmediata o bien definir el plan de acciones correctivas que se deberán llevar a cabo. Sin embargo, esto no siempre es posible y además supondría un tiempo de inspección elevado (algo que no todas las compañías están dispuestas a hacer), por lo que es habitual que el auditor únicamente deje constancia de las desviaciones. Posteriormente un equipo de la compañía definirá el plan de reacción adecuado para cada caso.

Espero que este post te sirva de ayuda a la hora de iniciar el despliegue de las auditorías de proceso en tu fábrica y te animo a que incorpores esta potente herramienta de calidad. Asimismo, te invito a que consultes nuestro caso de uso de Zeper para las Auditorías por Capas. ¡Estoy seguro de que te resultará interesante!

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