Como ya hemos indicado el éxito de nuestro programa de 5S se sustenta en un plan de auditorías 5S con las que mantener a lo largo del tiempo los estándares establecidos en las etapas anteriores. Desplegar el plan de auditorías puede suponer esfuerzo del que uno imagina. Sin embargo, hay algunas claves que te pueden ayudar a conseguirlo de forma más eficaz.
La primera clave para que tu programa 5S triunfe es contar con una buenas lista de inspección 5S. En Zeper hemos ayudado a muchas organizaciones a digitalizar sus auditorías 5S a través de Zeper Audits y lo cierto es que en un porcentaje elevado de casos los checklists 5S no eran lo suficientemente precisos ni extensos como para asegurar una correcta evaluación.
De hecho, pese a que lo correcto sería que cada área a inspeccionar contase con un checklist específico, prácticamente todas las organizaciones cuentan con listas de inspección genéricas para todas las zonas. La consecuencia es una menor profundidad en la evaluación.
Contar con checklist específicos supone un cierto nivel de madurez del programa, por lo que establecer un checklist común puede ser un punto de partida. Normalmente este checklist suele:
La segunda clave para que tu programa 5S sea exitoso es que cuentes con una planificación de auditorías adecuada y que hagas lo máximo posible para que esta se cumpla. Antes de empezar a planificar auditorías debes organizar un cuadro de asignaciones. Para ello:
Una vez tenemos creada la estructura de áreas, auditores y responsables, podremos empezar a planificar auditorías. Para ello, te pueden servir las siguientes pautas:
Los dos puntos anteriores sin duda son factores clave, pero no hay que olvidar que, como en toda auditoría, el juicio del auditor es el factor más determinante. Si nuestros auditores no son conocedores de la norma o no le dan la suficiente importancia a las infracciones, será muy complicado que nuestro programa de 5S aporte los resultados y beneficios esperados. Por este motivo, la exigencia y la implicación de los auditores a la hora de establecer el resultado de las inspecciones 5S es el factor esencial.
Hay distintas vías de acción para conseguir que los auditores evalúen con rigor y criterio.
Primero: ofréceles una buena capacitación
Si tus auditores no saben qué son las 5S, cuáles son sus objetivos, sus beneficios esperados, etc. lo más probable es que no sepan cómo realizar una auditoría 5S correctamente y por mucho que cuenten con un excelente checklist 5S la evaluación no será precisa. Además, si no les capacitas e introduces en el programa no conseguirás su implicación. Así pues, antes de mostrarles la lista de verificación que hayas diseñado y tu plan de inspecciones, prepara una presentación a las 5S y hazles partícipes del proyecto.
Segundo: proporciónales estándares de referencia
Lo más posible es que, a la hora de realizar una evaluación, a un auditor le cueste recordar con todo detalle cómo es el estándar de referencia de un área o zona de trabajo. Y todavía más si éste área va cambiando e incorporando nuevos elementos necesarios.
Una forma de ayudar a facilitar la evaluación y de elevar el nivel de exigencia de los inspectores es proporcionándoles guías de evaluación, preferentemente visuales. Es decir, proporcionarles imágenes o fotografías que muestren cómo debería estar de organizado y de limpio el espacio de trabajo les ayudará y facilitará mucho el trabajo a la hora de hacer la auditoría 5S.
Tercero: estandariza los criterios de evaluación
La limpieza y el orden son dos conceptos difícilmente medibles, por lo que a la hora de evaluar si el lugar de trabajo está más o menos limpio o más o menos ordenado la decisión depende del juicio del auditor. Una solución a esta situación es estandarizar los criterios de evaluación. Para ello, es necesario que definas claramente qué nivel de adhesión al estándar representa cada una de las posibles valoraciones asignables a un punto de control de tu lista de verificación. Al hacerlo conseguirás homogeneizar el criterio de evaluación de todos los auditores.
Uno de los objetivos de todo programa de auditorías es buscar no conformidades y desviaciones sobre el estándar con la finalidad de corregirlas para mejorar el cumplimiento de las directrices marcadas. En otras palabras, si no analizamos cada desviación y tomamos las acciones correctivas necesarias para corregirla, no tiene ningún sentido realizar auditorías. Así pues, sí o sí deberás organizar un plan de Acciones Correctivas de las desviaciones detectadas.
Cada acción deberá tener un único responsable (normalmente el responsable del área en cuestión) y deberás asegurarte de que se le comunica la necesidad de realizar la acción correctiva y qué plazo tiene para realizar.
Es recomendable que quincenalmente o, por lo menos 1 vez al mes te sientes junto a los responsables de área para revisar el estado de las acciones correctivas, comentar cómo se han realizado, las causas de la desviación, etc. No es necesario que sea una reunión con análisis muy profundos, basta con un breve comentario sobre cada desviación. Lo importante es que todos los miembros dediquen un tiempo a esta actividad y escuchen a su compañeros. Aunque pueda parecer una pérdida de tiempo esto dará importancia y aumentará su compromiso con el programa 5S.
Tras una corregir una desviación es importante que los auditores presten especial atención a ese punto en la siguiente inspección para asegurar que realmente ha sido corregida. En caso de que una desviación sea recurrente debes darle prioridad y hacerle un seguimiento semanal con el responsable de área.
Sólo con un correcto seguimiento y re-evaluación de las desviaciones halladas conseguirás que tus resultados mejoren y, en consecuencia, los beneficios del programa de auditorías 5S.
Comunicar los resultados del programa de auditorías 5S es no sólo necesario, sino imprescindible. Especialmente en los primeros pasos del despliegue.
Lo más habitual es construir una tela de araña 5S que muestre los resultados obtenidos en las distintas áreas. Es recomendable que este report lo dispongas en el tablón comunicativo de KPIs en un lugar que sea visible para todos los empleados de la compañía. Esto ayudará a que todos ganen conciencia sobre el importancia del programa 5S y éste no decaiga en el olvido.
Otra de las acciones que deberías llevar a cabo y que ayudarán a que todo colaborador le dé al programa la importancia que se merece es establecer un sistema de reconocimiento por el buen hacer de los empleados/auditores. La forma más sencilla de hacerlo es comunicar los resultados obtenidos en cada una de las áreas o zonas de las instalaciones y premiar aquella área que ha obtenido el mejor resultado, la que ha mejorado en mayor medida respecto la última evaluación o la que mejores resultados sostiene a lo largo del tiempo. Además del reconocimiento deberías buscar la forma de premiar a los implicados (una cena de equipo, un pequeño regalo, etc.).
Asimismo, publicar aquellas actitudes despreocupadas y poco involucradas también puede serte eficaz, pues a ningún auditor le gusta que su nombre aparezca públicamente junto al lado del menor porcentaje de realización de auditorías.
Ten en cuenta que organizar una competición amistosa puede ayudarte a motivar a los empleados a que sigan las directrices de las 5S y te servirá para incentivarles.
Como en todo nuevo proyecto o iniciativa el apoyo de la dirección es el factor más importante. Sin él las probabilidad des de éxito son muy inferiores pues todo quedará en manos de la implicación y la predisposición de todos los miembros implicados. Y aunque las intenciones de todos sean muy buenas, las urgencias del día a día y las agendas apretadas conseguirán que el programa vaya perdiendo fuerza. Es en esos momentos en los que se necesita el sostén de la dirección. Por esto es imprescindible que el principal promotor del programa sea la gerencia.
Además de promover el programa y darle públicamente la importancia necesaria para la implicación del equipo, la dirección también debe comprometerse en la ejecución del programa, p.e.:
Esto no sólo es aplicable a la dirección de planta, sino también a los gerentes de área, responsables y mandos intermedios. Que deberán dar ejemplo a sus subordinados y ser exigentes con ellos en lo referente con el cumplimiento de los estándares de orden y limpieza establecidos
