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AUDITS | LECTURA DE 5 MIN.

Los beneficios de aplicar la metodología 5S

Sin un programa de Auditorías 5S es prácticamente imposible que una empresa manufacturera consiga alcanzar buenos resultados.

Business team working on project. Project management, business analysis and planning, brainstorming and research, consulting and motivation concept. Vector isolated illustration.

Las 5S son una metodología que permite implementar y establecer estándares para tener áreas y espacios de trabajo más limpios, ordenados y seguros que favorezcan un desempeño de las operaciones diarias más eficaz y de acuerdo con los estándares de calidad deseados. Sus principales beneficios que aportan son:

 

  • Incremento de la productividad
  • Reducción de costes en producción
  • Aumento de la calidad del producto final
  • Entornos de trabajo más seguros
  • Mayor implicación y compromiso de los empleados

Siendo más concretos, algunos estudios han demostrado que aplicando las 5S podemos obtener resultados tan interesantes como un aumento del 15% del MTBF (Mean Time Between Failures), un aumento del 10% de la fiabilidad de los equipos, una reducción del 40% de los costes de mantenimiento o una reducción del 70 % de los accidentes laborales.

 

La aplicación de la metodología se basa en 5 fases:

5S methodology

1ª S. Seiri

El primer paso consiste en separar los elementos innecesarios en el gemba de los que son necesarios y eliminarlos. De ahí que la 1ª S se traduzca como Sort.

 

La mejor forma de determinar qué es necesario y qué es innecesario es formar un grupo de trabajo con los miembros del equipo e ir al gemba. El equipo colocará una etiqueta roja sobre cualquier elemento que se considere innecesario en el día a día de las operaciones. Incluso cuando no esté claro si un elemento es innecesario se debe colocar una etiqueta roja. Al final del ejercicio, todos los elementos que tengan una etiqueta roja deben retirarse del gemba y en caso contrario, se deberá demostrar la necesidad de conservar un elemento.

 

Una forma alternativa más rápida de hacer este descarte es retirar del gemba cualquier elemento que no se vaya a utilizar en los próximos 30 días.

 

Sea cual sea el método utilizado para hacer esta clasificación, el resultado es un entorno de trabajo más despejado, libre de obstáculos.

2ª S. Seiton

El segundo paso consiste en ordenar y disponer los elementos que han quedado como necesarios encontrando la mejor ubicación para cada uno de ellos.

 

Para conseguirlo, es necesario conocer el proceso y las operaciones diarias para determinar la cómo y con qué frecuencia será utilizado cada uno de elemento. A la hora de escoger la ubicación de cada elemento se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

 

  1. Prevalece por encima de todo la seguridad del trabajador en sus movimientos y desplazamientos.
  2. Cuanto mayor sea la frecuencia de uso de un elemento, más cerca del trabajador debe colocarse.
  3. Los trabajadores deben realizar los mínimos movimientos posibles y estos deben ser lo más ergonómicos posible.

Encontrada la posición de cada elemento, debemos marcarla (habitualmente dibujando el contorno en el suelo o pared). De este modo estamos favoreciendo el visual management ya que estaremos reservando ese espacio para ese elemento y haciendo para que cualquier desviación se haga evidente.

 

Al completar esta fase, habremos transformado el entorno de trabajo forma que quede organizado de la forma más eficiente posible y para que el trabajador los encuentre lo más rápidamente posible.

3ª S. Seiso

El tercer paso hace referencia a la limpieza del entorno de trabajo y busca no sólo disponer de espacios limpios sino también encontrar y eliminar la fuente de suciedad.

 

Obviamente la forma más clara de conseguirlo es incluyendo la limpieza del puesto de trabajo en la rutina de los trabajadores, así como realizar limpiezas periódicas adicionales. Sin embargo, no hay que olvidar que igual de importante es limpiar como no ensuciar, y en ese línea podemos llevar a cabo muchas acciones como poner pantallas para evitar la proyección de virutas, etc.

 

Mientras se limpia una máquina, se puede detectar fácilmente una fuga de aceite, una grieta o un tornillo flojo. De hecho, se dice que la mayor parte de las averías en las máquinas se inician con vibraciones, con la introducción de partículas de polvo o con una lubricación inadecuada. Así pues, un entorno de trabajo limpio es esencial para prevenir paradas de producción y accidentes laborales.

4ªS. Seiketsu

Seiketsu se interpreta como la forma de seguir trabajando en Seiri, Seiton y Seiso de forma continua todos los días. De ahí que la traducción de esta 4ª S sea “Standardize”.

 

Si la aplicación de las tres primeras S te permite transformar el entorno de trabajo en un lugar más eficiente y seguro, el objetivo de la 4ª S es conseguir que esta mejora conseguida se mantenga en el tiempo. Tal y como indicamos cuando revisamos los 3 pilares del Kaizen, una vez hemos mejorado un proceso y lo tenemos controlado, debemos aplicar una ciclo PDCA para mejorar nuestros estándares y alcanzar un nivel superior.

 

Para ello es necesario establecer instrucciones o estándares en los que se detalle cómo aplicar las buenas prácticas resultantes de las tres S anteriores. Como mínimo, estos estándares deberían:

 

  • Incluir la definición de un estado de referencia que establezca la situación ideal. En este propósito es muy útil utilizar fotografías.
  • Descripción de las actividades necesarias para asegurar el mantenimiento del estándar.

Además de esto también debes asegurar que estos estándar son conocidos, están a disposición y son visibles en el mismo lugar de trabajo.

5ªS. Shitsuke

Tal y como comentábamos en nuestro post todo sobre las auditorías 5S, la quinta S es la más importante y nada de lo que hayamos logrado habrá servido de nada si no somos capaces de implementar la 5ª S. Shitsuke significa disciplina y tiene como objetivo conseguir que los empleados adquieran el hábito de aplicar las prácticas establecidas en las cuatro S anteriores.

 

Conseguir que tus equipos interioricen y adopten nuevas prácticas únicamente es posible si los miembros del equipo están comprometidos. Sabemos que esto no es nada fácil. Incluso hay compañías que llevan años intentándolo y no lo han logrado. Pero recuerda que sólo las organizaciones que lo han logrado han conseguido dar un paso al frente y ser referentes. Por este motivo es clave que:

 

  1. Consigas que tus equipos entiendan esta nueva filosofía y los beneficios que le aporta a la compañía y en consecuencia a ellos. Si no consigues que entiendan la cultura de la compañía y que se sientan parte de la empresa, será difícil que adopten la filosofía de la mejora continua.
  2. Despliegues un programa de auditorías 5S. Las 5S es un programa a largo plazo por lo que únicamente conseguiremos resultados si somos muy perseverantes e insistentes en el cumplimiento y mejora de los estándares a lo largo del tiempo. Así que va a ser necesario realizar inspecciones periódicas que os ayuden a mantener los estándares establecidos y encontrar oportunidades de mejora. A continuación, te damos las claves para desplegar un programa de auditorías 5S.

6S, 7S y 9S: ampliaciones de las 5S

A medida que la filosofía Kaizen y el TPS se extendieron a otras industrias y sectores sus prácticas y herramientas fueron evolucionando. Es el caso de las 5S que, con los años, ha ido sufriendo distintas evoluciones, pasando de las 5S a las 6S, luego a las 7S y por último a las 9S.

En la siguiente publicación vamos a repasar cada una de estas ampliaciones de las 5S de kaizen y a ver sus diferencias.