Las Auditorías 5S ayudan a garantizar que el lugar de trabajo siga constantemente los principios de las 5S, por sus siglas en japonés: Seiri (Clasificación), Seiton (Orden), Seiso (Limpieza), Seiketsu (Estandarización) y Shitsuke (Disciplina).
Las 5S son una de las prácticas esenciales y uno de los primeros pasos a dar en la adopción de la metodología Kaizen . En la actualidad, la aplicación de las 5S es prácticamente indispensable para cualquier empresa manufacturera. La falta de 5S indica ineficiencia, insuficiente autodisciplina, baja moral o estado anímico, baja calidad, altos costos e incapacidad para cumplir plazos de entrega.
Las 5S constan de cinco pasos que representan el punto de partida para el buen housekeeping. De estos cinco pasos, el último, el quinto, es el más importante de todos, ya que de éste dependerá el éxito que tendrá el programa de 5S. Nos estamos refiriendo a la quinta “S”: Shitsuke o Disciplina.
El objetivo de la quinta S es conseguir el hábito y el compromiso de los trabajadores con las 5S y, para lograrlo va a ser imprescindible que cuentes con un planning de evaluaciones periódicas de su implementación.
Sin un programa de Auditorías 5S va a ser prácticamente imposible sistematizar esta práctica y, consecuentemente, que aporte buenos resultados.
Una Auditoría 5S evalúa el cumplimiento de las directrices establecidas a partir de un checklist o cuestionario de referencia. Al cumplimentar la lista de control, los auditores establecerán el grado de adhesión a los estándares marcados y pondrán en evidencia desviaciones y no conformidades.
Posteriormente, toda la información recogida debe ser procesada y sintetizada en informes de progreso de adopción, así como, definir el plan de acciones correctivas para los hallazgos detectados. En otras palabras: implica una carga de gestión administrativa y dedicación.
Además de esto, para lograr que una organización adopte e interiorice las 5S también es necesario incentivar las actitudes positivas y reconocer el buen desempeño de los trabajadores. Y en esto también te pueden ayudar las plataformas digitales, pues te permitirán: saber quién están realizando todas las inspecciones 5S, automatizar el sistema de reconocimientos y recompensas; mantener un registro inalterable de éste y disponer de un programa de incentivos transparente.
Zeper Audits es una aplicación que te ofrece todo lo que necesitas para asegurar que las 5S se interiorizan en tu organización. Te proporciona todas las herramientas que necesitas para desplegar un programa de consolidación con el que conseguir concienciar de su importancia a los trabajadores.
Importa tu planificación de auditorías 5S y deja que Zeper haga el resto. Zeper enviará correos electrónicos para informar a los participantes que deben realizar una inspección. A medida que tus colaboradores completen las audits, recibirás notificaciones al correo con las que podrás saber rápidamente las conclusiones de la inspección. Asimismo, cuando no se esté cumpliendo con la planificación recibirás alertas que te informarán de la omisión para que puedas reaccionar.
Zeper Audits te permite complementar tus listas de verificación con imágenes que ayuden al auditor a saber cuál es el estándar de orden y limpieza marcado por la compañía en cada punto de control. Esto ayudará a que las evaluaciones sean más objetivas y sin interpretaciones.
Por otro lado, además de que al utilizar una aplicación tus empleados podrán completar las inspeccione en cualquier momento y lugar directamente desde su teléfono móvil, tableta o computadora portátil, también van a poder incluir directamente imágenes tomadas con su cámara para aportar evidencias del incumplimiento de las directrices marcadas.
Al finalizar cada inspección, Zeper te proporcionará un reporte en forma de plan de acción en el que habrá incluido todos los hallazgos detectados en las auditorías 5S que requieran acciones correctivas.
En este plan de acciones podrás definir el responsable y el plazo de cada una de ellas. Al hacerlo, cada usuario recibirá notificaciones para que lleve a cabo sus acciones. A medida que se avance en la resolución de la acción, Zeper enviará correos electrónicos a los responsables y personal involucrado en el plan para la revisión y validación de las acciones correctivas.
Zeper te permite descargar el Informe de la Auditoría en múltiples formatos desde el mismo momento en que ésta se ha finalizado. Así podrás compartirlo con el responsable de cada área u otros colaboradores que deban que tener conocimiento sobre él.
Adicionalmente, Zeper Audits incluye un bloque de Analytics con el que podrás construirte tus propios informes y ver indicadores sobre el desempeño de las auditorías 5S en tu organización.
