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AUDITS | LECTURA DE 6 MIN.

Auditorías 5S: todo lo que debes saber

Sin un programa de Auditorías 5S es prácticamente imposible que una empresa manufacturera consiga alcanzar buenos resultados.

inspecciones 5S

Seguramente ya habrás oído a hablar de las 5S alguna vez y de su importancia para mejorar la productividad en el shopfloor. Aunque nacieron en la década de los 60 con el TPS, las 5S proliferaron durante los años 80-90. Puede parecer que ya están obsoletas, aunque lo cierto es que las empresas más maduras siguen incluyéndolas en sus rutinas diarias. De ahí que queramos rescatarlas y dedicar la siguiente publicación a ellas.

Como ya indicamos cuando revisamos el topic de gemba kaizen, las 5S son unos de los 3 pilares fundamentales de este modelo gerencial. Las 5S, al igual que la estandarización y la eliminación de despilfarros, es una práctica que: no requiere de tecnología ni una gran inversión, es fácilmente implementable y tiene grandes beneficios. Por este motivo, las 5S son una de las primeras herramientas en desplegarse cuando se empieza a adoptar la cultura kaizen y de mejora continua.

La implantación de las 5S implica transformar en lugar de trabajo en un entorno limpio, ordenado y bien organizado. Esto puede conseguirse siguiendo las pautas de las cuatro primeras S. Aun así, nada de lo que hayas conseguido dará sus frutos si no consigues generar el hábito de la ejecución constante de los estas en el equipo humano. Es decir, implementar la quinta S: la autodisciplina que será capaz de sostener los buenos resultados. 

La quinta S será la que conseguirá que los trabajadores de fábrica adopten las 4 S anteriores hasta el punto de transformarlos en cotidianos.

La clave para alcanzar la disciplina de las 5S y sostener sus resultados en el tiempo es desplegar un plan de evaluación periódica de éstas. Y es aquí dónde surge la necesidad de realizar Auditorías 5S. Sin auditorías es imposible asegurar el cumplimiento de los estándares, por lo que dada su importancia, es en estas en dónde queremos centrar toda nuestra atención: en las Auditorías 5S.

A continuación, trataremos de profundizar en cómo desplegar un programa de auditorías, cómo realizar correctamente una auditoría 5S, así como dar respuesta a todo lo relacionado con las inspecciones 5S. Pero antes de eso, recordemos porqué es tan importante aplicar las 5S en nuestras instalaciones y qué beneficios nos pueden aportar.

CONTENIDO

  1. Por qué aplicar las 5S
  2. Claves de un programa de auditorías 5S
    • Lista de chequeo 5S
    • Planificación y frecuencia de auditorías
    • Capacitación de los auditores
    • Seguimiento y re-evaluación de desviaciones
    • Report y comunicación de resultados
  3. Cómo realizar una auditoría 5S
  4. Digitalizar las auditorías 5S

1. Por qué aplicar las 5S: Beneficios

Las 5S del kaizen son una metodología que permite implementar y establecer estándares para tener áreas y espacios de trabajo más limpios, ordenados y seguros que favorezcan un desempeño de las operaciones diarias más eficaz y de acuerdo con los estándares de calidad deseados.

 

Se basa en adoptar 5 pasos:

 

  1. Seiri: separar todo lo innecesario y eliminarlo.
  2. Seito: poner en orden los elementos esenciales, de manera que se tenga fácil acceso a éstos.
  3. Seiso: limpiar todo-herramientas y lugares de trabajo-, removiendo manchas, mugre, desperdicios y erradicando fuentes de suciedad.
  4. Seiketsu: definir y mejorar estándares que incluyan las buenas prácticas de los tres S anteriores.
  5. Shitsuke: formar el hábito de mantener diariamente los estándares establecidos en la cuarta S.

Varios estudios han demostrado que su aplicación de las pueden llegar a ser extraordinarios alcanzando mejoras de productividad superiores al 25% entre otros beneficios de las 5S.

 

Sabiendo que las 5S aportan beneficios más que interesantes al entorno industrial y que una parte importante del éxito de éstas se cimienta en disponer de un programa de auditorías 5S, la siguiente punto en el que debes profundizar es en cómo desplegar un programa de auditorías 5S.

2. 5 claves de un programa de Auditorías 5S

Un programa de auditorías 5S no es más que un plan de evaluaciones periódicas del cumplimiento de los estándares establecidos para un buen housekeeping. Sin embargo, implementar este programa puede suponer más esfuerzo del que uno imagina, aunque hay algunos aspectos que te pueden ayudar a conseguirlo.

 

Con el objetivo de no que esta publicación no sea muy larga, a continuación, simplemente listamos los factores que en Zeper consideramos esenciales. No obstante, en el siguiente enlace encontrarás un post dedicado a profundizar en las claves de un programa de auditorías 5S.

 

  • Tener una buena lista de chequeo 5S.
  • Seguir una planificación con una frecuencia de auditorías adecuada
  • Capacitación y exigencia de los auditores
  • Seguimiento y re-evaluación de incumplimientos
  • Reporte y comunicación de resultados

3. Cómo realizar auditorías 5S correctamente

En Zeper nos encontramos que, con frecuencia, los auditores únicamente se limitan a rellenar la lista de verificación “cumpliendo” así con su obligación, pero sin profundizar ni involucrarse en asegurar el cumplimiento de los estándares. Esto limita el valor que la organización obtiene de esta iniciativa.  

 

Dicho esto, no nos engañemos. Realizar una auditoría 5S no es que sea un reto mayúsculo, pero sí que, siguiendo unos mínimos pasos, el resultado obtenido puede ser mucho más interesante. Lo ideal sería que a la hora de hacer una inspección 5S, el auditor siguiera los siguientes pasos:

 

  1. Comprobar si las desviaciones detectadas en la anterior inspección de esa área han sido resueltas.
  2. Cumplimentar la lista de verificación y verificar si se está cumpliendo el estándar.
  3. Establecer las acciones correctivas que se deberían realizar
  4. Calcular la puntuación obtenida
  5. Añadir comentarios que ayuden a mejorar los estándares.

Siguiendo esta pauta para realizar auditorías 5S, verás como los resultados mejorarán y la necesidad del programa 5S cobrará más sentido aún. Lee el siguiente artículo si quieres saber más acerca de estos puntos y cómo puedes realizar una auditoría 5S correctamente.

4. Digitalizar las auditorías 5S

Dar seguimiento a las desviaciones detectadas en una auditoría 5S así como generar informes y reportes posteriormente a realizar una auditoría 5S son, como hemos comentado, claves para un programa de auditorías 5S exitoso. Esto supone que toda la información recogida en las inspecciones debe ser procesada para generar informes y para crear planes de acciones correctivas para los hallazgos detectados. Esto que dicho así parece rápido de hacer implica, por ejemplo:

 

  • Escribir las respuestas y comentarios del papel en el work/excel
  • Pasar las fotos del móvil al ordenador
  • Construir el report colocando todas las fotos en el documento word/excel
  • Crear un plan de acción para el seguimiento de las acciones correctivas
  • Enviar correos informativos a los responsables de realizar dichas acciones
  • Construir un informe o dashboard de seguimiento de resultados

Estas son sólo algunas de las acciones a realizar. En resumen: la gestión de auditorías 5S supone una considerable carga de gestión administrativa y dedicación.

 

Con la adopción de un software para auditorías 5S todas estas tareas de gestión se automatizan, así que toda la dedicación del equipo humano en acciones de gestión se reduce a prácticamente a cero.

 

Además del ahorro de tiempo, para lograr que una organización adopte e interiorice las 5S también es necesario incentivar las actitudes positivas y reconocer el buen desempeño de los trabajadores. Y en esto también te pueden ayudar las plataformas digitales, pues te permitirán: saber quién están realizando todas las inspecciones 5S, automatizar el sistema de reconocimientos y recompensas; mantener un registro inalterable de éste y disponer de un programa de incentivos transparente.

 

En el siguiente enlace te contamos cómo Zeper Audits te puede ayudar como software para auditorías 5S.

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