5S

AUDITS | LECTURA DE 5 MIN. Pauta para realizar una auditoría 5S Sin un programa de Auditorías 5S es prácticamente imposible que una empresa manufacturera consiga alcanzar buenos resultados. Empieza gratis con Zeper Audits Una vez has conseguido que tus auditores sean conocedores de los estándares 5S y que tengan claros unos criterios de evaluación homogeneizados, el siguiente paso es bajar al gemba y llevar a cabo las primeras auditorías.   Realizar una auditoría 5S no es que sea un reto mayúsculo precisamente. Si la lista de verificación está bien definida y el auditor es riguroso y objetivo en la evaluación, no debería haber ningún obstáculo. Aun así, siempre será más fácil, y el resultado obtenido será más interesante, si el auditor sigue una pauta. La pauta de auditoría 5S que desde Zeper recomendamos seguir es la siguiente: 1. Comprobar si las desviaciones detectadas en la anterior inspección de esa área han sido resueltas. Es importante que el auditor asegure que las desviaciones detectadas en la última inspección realizada en esa área han sido resueltas. Para ello deberá tomar la lista de NOKs de la auditoría anterior y revisarlas una a una.   Es cierto que, como el Checklist es el mismo, uno puede pensar que, realizando la evaluación de los puntos de control de la lista de verificación del primero al último, el auditor ya estará volviendo a evaluar aquellos en los que se detectó una desviación. Sin embargo, es importante que los empiecen revisando los hallazgos que se hicieron en la anterior auditoría por dos motivos:   Es frecuente, e incluso recomendable, otorgar una nota inferior a la que le correspondería a un punto de control si se detecta una reincidencia no solucionada durante una o más auditorías. Empezar revisando la auditoría anterior ayudará al auditor a situarse y a tener mejor idea de la auditoría que se dispone a realizar. 2. Cumplimentar la lista de verificación Revisadas las desviaciones de la auditoría anterior, el siguiente paso es evaluar el resto de puntos del checklist. Para hacerlo, puede ser útil disponer de imágenes del estándar de referencia y de una descripción de cada puntuación que el auditor puede conceder. 3. Establecer las acciones correctivas que se deberían realizar Cuando un auditor detecte una no conformidad sobre el estándar debe establecer en ese mismo instante la acción correctiva necesaria para resolverla, así como el plazo para finalizarla. Para ello, es posible que el auditor quiera consultar y compartir opiniones e ideas con el responsable del área que se está inspeccionando. De ahí que sea recomendable que este responsable acompañe al auditor durante la inspección. 4. Calcular la puntuación obtenida Completada toda la inspección y definidas las acciones correctivas, el siguiente paso es calcular la puntuación obtenida. En las auditorías 5S es recomendable tener dos puntuaciones finales:   Puntuación final: suma la puntuación de todos los puntos evaluados y divídelo entre la cantidad de puntos. Esto te dará un valor que normalmente se expresará en % y que corresponderá con la puntuación final obtenida. Puntuación de cada S: haz el mismo cálculo, pero únicamente considerando los puntos de control de cada S por separado. Esto te permitirá detectar si se requiere intervenir con más contundencia en una S que en otra. Asimismo, es posible que tengas definidos dos puntuaciones objetivo: una puntuación mínima de la auditoría (p.e. 80%) y una puntuación objetivo de cada S (p.e. 60%) 5. Añadir comentarios que ayuden a mejorar los estándares Por último, es recomendable que el auditor aporte comentarios sobre cómo se podrían mejorar los estándares de orden y limpieza y corregir aquellos puntos que no se han tenido en cuenta.   Ofreciendo esta pauta de auditoría, facilitarás el trabajo de los auditores y verás como los resultados mejorarán consiguiendo que la necesidad del programa 5S cobre más sentido aún. Si quieres ir un paso más allá y hacer todavía más sencillo y eficiente el proceso puedes utilizar un software para auditorías de las 5S.   Descubre cómo Zeper te puede ayudar a digitalizar las auditoría de las 5S. Conoce todo sobre las Auditorías 5S Artículos relacionados Claves de un programa de auditorías 5S READ THIS POST 6S, 7S y 9S: ampliaciones de las 5S del Kaizen READ THIS POST Beneficios de aplicar la metodología 5S READ THIS POST

AUDITS | LECTURA DE 7 MIN. Las claves de un programa de auditorías 5s Sin un programa de Auditorías 5S es prácticamente imposible que una empresa manufacturera consiga alcanzar buenos resultados. Empieza gratis con Zeper Audits Como ya hemos indicado el éxito de nuestro programa de 5S se sustenta en un plan de auditorías 5S con las que mantener a lo largo del tiempo los estándares establecidos en las etapas anteriores. Desplegar el plan de auditorías puede suponer esfuerzo del que uno imagina. Sin embargo, hay algunas claves que te pueden ayudar a conseguirlo de forma más eficaz. Lista de inspección 5S La primera clave para que tu programa 5S triunfe es contar con una buenas lista de inspección 5S. En Zeper hemos ayudado a muchas organizaciones a digitalizar sus auditorías 5S a través de Zeper Audits y lo cierto es que en un porcentaje elevado de casos los checklists 5S no eran lo suficientemente precisos ni extensos como para asegurar una correcta evaluación.   De hecho, pese a que lo correcto sería que cada área a inspeccionar contase con un checklist específico, prácticamente todas las organizaciones cuentan con listas de inspección genéricas para todas las zonas. La consecuencia es una menor profundidad en la evaluación.   Contar con checklist específicos supone un cierto nivel de madurez del programa, por lo que establecer un checklist común puede ser un punto de partida. Normalmente este checklist suele:   Contar con entre 20 y 30 puntos de control con los que se evalúa cada una de las cinco eses. Cada punto de control se evalúa con un valor entre 1 y 5 puntos. Reservar un espacio junto a cada punto de control para agregar comentarios e imágenes que sirvan de evidencias Disponer de un espacio en blanco para agregar comentarios que permitan indicar qué se debería mejorar para alcanzar la máxima puntuación. Un cajetín final que incluirá tanto el resultado actual como el de la anterior evaluación. Planificación y frecuencia de las auditorías 5S La segunda clave para que tu programa 5S sea exitoso es que cuentes con una planificación de auditorías adecuada y que hagas lo máximo posible para que esta se cumpla. Antes de empezar a planificar auditorías debes organizar un cuadro de asignaciones. Para ello:   Define el equipo de auditores: El tamaño del equipo de auditores suele ser bastante variable, pero contar con un equipo de entre 5-8 auditores por cada 250 puede servirte como punto de partida. Determina las áreas de inspección: La instalación debe ser dividida en áreas que incluyan todas y cada una de las zonas, desde el hall principal hasta los vestuarios y zonas de aseo. Establece un responsable de cada área: Cada área debe tener asignado un responsable 5S. Una vez tenemos creada la estructura de áreas, auditores y responsables, podremos empezar a planificar auditorías. Para ello, te pueden servir las siguientes pautas:   Lo más habitual es que cada área sea auditada una vez al mes. Si bien es cierto, durante el arranque del programa sería recomendable que las instalaciones se inspeccionasen cada dos semanas hasta que los puntuaciones obtenidas en las evaluaciones sean altas de forma sostenida. Los gerentes no suelen formar parte del equipo habitual de auditores, pero sí es recomendable que demuestren su implicación con el programa realizando 1 ó 2 auditorías al año. Cada auditoría deberá hacerse junto al responsable del área. Los auditores deben rotar por todas las áreas. Sin embargo, puede ser útil que un mismo auditor evalúe 2 veces consecutivas la misma área. De este modo le será más fácil dar seguimiento a las desviaciones detectadas en la primera. Capacitación y rigurosidad de los auditores Los dos puntos anteriores sin duda son factores clave, pero no hay que olvidar que, como en toda auditoría, el juicio del auditor es el factor más determinante. Si nuestros auditores no son conocedores de la norma o no le dan la suficiente importancia a las infracciones, será muy complicado que nuestro programa de 5S aporte los resultados y beneficios esperados. Por este motivo, la exigencia y la implicación de los auditores a la hora de establecer el resultado de las inspecciones 5S es el factor esencial.   Hay distintas vías de acción para conseguir que los auditores evalúen con rigor y criterio.   Primero: ofréceles una buena capacitación Si tus auditores no saben qué son las 5S, cuáles son sus objetivos, sus beneficios esperados, etc. lo más probable es que no sepan cómo realizar una auditoría 5S correctamente y por mucho que cuenten con un excelente checklist 5S la evaluación no será precisa. Además, si no les capacitas e introduces en el programa no conseguirás su implicación. Así pues, antes de mostrarles la lista de verificación que hayas diseñado y tu plan de inspecciones, prepara una presentación a las 5S y hazles partícipes del proyecto.   Segundo: proporciónales estándares de referencia Lo más posible es que, a la hora de realizar una evaluación, a un auditor le cueste recordar con todo detalle cómo es el estándar de referencia de un área o zona de trabajo. Y todavía más si éste área va cambiando e incorporando nuevos elementos necesarios.   Una forma de ayudar a facilitar la evaluación y de elevar el nivel de exigencia de los inspectores es proporcionándoles guías de evaluación, preferentemente visuales. Es decir, proporcionarles imágenes o fotografías que muestren cómo debería estar de organizado y de limpio el espacio de trabajo les ayudará y facilitará mucho el trabajo a la hora de hacer la auditoría 5S.   Tercero: estandariza los criterios de evaluación La limpieza y el orden son dos conceptos difícilmente medibles, por lo que a la hora de evaluar si el lugar de trabajo está más o menos limpio o más o menos ordenado la decisión depende del juicio del auditor. Una solución a esta situación es estandarizar los criterios de evaluación. Para ello, es necesario que definas claramente qué nivel de adhesión al estándar representa cada una de las posibles valoraciones asignables a un punto de control de

AUDITS | LECTURA DE 4 MIN. 6S, 7S y 9S: ampliaciones de las 5S del Kaizen Sin un programa de Auditorías 5S es prácticamente imposible que una empresa manufacturera consiga alcanzar buenos resultados. Empieza gratis con Zeper Audits A medida que la filosofía Kaizen y el TPS se extendieron a otras industrias y sectores sus prácticas y herramientas fueron evolucionando. Es el caso de las 5S que, con los años, ha ido sufriendo distintas evoluciones, pasando de las 5S a las 6S, luego a las 7S y por último a las 9S.   En esta siguiente publicación vamos a repasar cada una de estas evoluciones de las 5S. 6S o 5S+1 Esta fue la primera evolución que sufrieron las 5S. Mientras que le metodología original perseguía disponer de entornos de trabajo más limpios, ordenados y en definitiva más eficientes, en este caso se añade la componente de la seguridad de las personas.   Esta 6ªS (Safety) se centra en crear conciencia de seguridad y reducir las lesiones en los entornos de trabajo. En otras palabras: proporcionar entornos de trabajo que mantengan a los trabajadores a salvo durante la ejecución de sus actividades.   Para ello, es necesario identificar los peligros y buscar la forma de eliminarlos, así como establecer controles preventivos que aseguren en cumplimiento de los estándares de seguridad. Lo cierto es que ya en el rediseño del entorno de trabajo promovido por la 2ªS se da prevalencia a disponer de los elementos de forma que se garantice la seguridad del trabajador. Entonces ¿por qué es necesario incluir esta 6S?   La respuesta está en que al añadir esta sexta S se busca que el equipo aumente la concienciación y anteponer la seguridad del trabajador en todo momento 7S Muchas de las organizaciones que había y han implementado con éxito el método tradicional 5S y 6S, optaron y están optando recientemente por agregar una 7ª S.   Se trata del “Spirit” que incorporar a las otras seis S los principios de cooperación y cohesión del grupo humano a lo largo de toda la organización.   Los principales objetivos de esta son:   Mejorar la comunicación entre los miembros de la organización Aumentar la autoestima y la confianza en uno mismo Contar con el compromiso y el apoyo del top management. Así, si cerca del año 2000 se añadió la sexta S a la práctica original, en 2010 se añadió el “Spirit” dando lugar a las metodología 7S, dónde el factor clave es dejar en claro la importancia de la confianza y el respeto en las personas en todo momento. 9S Las 9S no son una ampliación de las 6S y las 7S, es decir, no son dos nuevos pasos añadidos a las 7S, si no que se son 4 principios añadidos a las 5S originales.   En este caso se añaden 4 nuevos principios relacionados con el crecimiento personal de las personas. Concretamente:   Shikari (constancia) Shitsukoku (compromiso) Seishoo (coordinación) Seido (adopción) Todo experto en Kaizen tiene presente que la cultura de la mejora continua y la excelencia operativa se sustenta en las personas de la organización (esto es algo que ya mencionamos cuando profundizamos de los pilares del método Kaizen). Con la adición de estas nuevas 4S se trata de involucrar aun más al personal en la consecución de la mejora continua para conseguir llevar a la empresa hace la excelencia operativa. Artículos relacionados Beneficios de aplicar la metodología 5S READ THIS POST Auditorías 5S: todo lo que debes saber READ THIS POST Beneficios de implementar un software de auditorías 5S para tu empresa READ THIS POST

AUDITS | LECTURA DE 6 MIN. Auditorías 5S: todo lo que debes saber Sin un programa de Auditorías 5S es prácticamente imposible que una empresa manufacturera consiga alcanzar buenos resultados. Empieza gratis con Zeper Audits << Descarga gratis la guía para saber cómo optimizar el proceso de las auditorías 5S>> Seguramente ya habrás oído a hablar de las 5S alguna vez y de su importancia para mejorar la productividad en el shopfloor. Aunque nacieron en la década de los 60 con el TPS, las 5S proliferaron durante los años 80-90. Puede parecer que ya están obsoletas, aunque lo cierto es que las empresas más maduras siguen incluyéndolas en sus rutinas diarias. De ahí que queramos rescatarlas y dedicar la siguiente publicación a ellas. Como ya indicamos cuando revisamos el topic de gemba kaizen, las 5S son unos de los 3 pilares fundamentales de este modelo gerencial. Las 5S, al igual que la estandarización y la eliminación de despilfarros, es una práctica que: no requiere de tecnología ni una gran inversión, es fácilmente implementable y tiene grandes beneficios. Por este motivo, las 5S son una de las primeras herramientas en desplegarse cuando se empieza a adoptar la cultura kaizen y de mejora continua. La implantación de las 5S implica transformar un lugar de trabajo en un entorno limpio, ordenado y bien organizado. Esto puede conseguirse siguiendo las pautas de las cuatro primeras S. Aun así, nada de lo que hayas conseguido dará sus frutos si no consigues generar el hábito de la ejecución constante de  estas en el equipo humano. Es decir, implementar la quinta S: la autodisciplina que será capaz de sostener los buenos resultados.  La quinta S será la que conseguirá que los trabajadores de fábrica adopten las 4 S anteriores hasta el punto de transformarlos en cotidianos. La clave para alcanzar la disciplina de las 5S y sostener sus resultados en el tiempo es desplegar un plan de evaluación periódica de éstas. Y es aquí dónde surge la necesidad de realizar Auditorías 5S. Sin auditorías es imposible asegurar el cumplimiento de los estándares, por lo que dada su importancia, es en estas en dónde queremos centrar toda nuestra atención: en las Auditorías 5S. A continuación, trataremos de profundizar en cómo desplegar un programa de auditorías, cómo realizar correctamente una auditoría 5S, así como dar respuesta a todo lo relacionado con las inspecciones 5S. Pero antes de eso, recordemos porqué es tan importante aplicar las 5S en nuestras instalaciones y qué beneficios nos pueden aportar. CONTENIDO Por qué aplicar las 5S Claves de un programa de auditorías 5S Lista de chequeo 5S Planificación y frecuencia de auditorías Capacitación de los auditores Seguimiento y re-evaluación de desviaciones Report y comunicación de resultados Cómo realizar una auditoría 5S Digitalizar las auditorías 5S 1. Por qué aplicar las 5S: Beneficios Las 5S del kaizen son una metodología que permite implementar y establecer estándares para tener áreas y espacios de trabajo más limpios, ordenados y seguros que favorezcan un desempeño de las operaciones diarias más eficaz y de acuerdo con los estándares de calidad deseados.   Se basa en adoptar 5 pasos:   Seiri: separar todo lo innecesario y eliminarlo. Seito: poner en orden los elementos esenciales, de manera que se tenga fácil acceso a éstos. Seiso: limpiar todo-herramientas y lugares de trabajo-, removiendo manchas, mugre, desperdicios y erradicando fuentes de suciedad. Seiketsu: definir y mejorar estándares que incluyan las buenas prácticas de los tres S anteriores. Shitsuke: formar el hábito de mantener diariamente los estándares establecidos en la cuarta S. Varios estudios han demostrado que su aplicación de las pueden llegar a ser extraordinarios alcanzando mejoras de productividad superiores al 25% entre otros beneficios de las 5S.   Sabiendo que las 5S aportan beneficios más que interesantes al entorno industrial y que una parte importante del éxito de éstas se cimienta en disponer de un programa de auditorías 5S, la siguiente punto en el que debes profundizar es en cómo desplegar un programa de auditorías 5S. 2. 5 claves de un programa de Auditorías 5S Un programa de auditorías 5S no es más que un plan de evaluaciones periódicas del cumplimiento de los estándares establecidos para un buen housekeeping. Sin embargo, implementar este programa puede suponer más esfuerzo del que uno imagina, aunque hay algunos aspectos que te pueden ayudar a conseguirlo.   Con el objetivo de no que esta publicación no sea muy larga, a continuación, simplemente listamos los factores que en Zeper consideramos esenciales. No obstante, en el siguiente enlace encontrarás un post dedicado a profundizar en las claves de un programa de auditorías 5S.   Tener una buena lista de chequeo 5S. Seguir una planificación con una frecuencia de auditorías adecuada Capacitación y exigencia de los auditores Seguimiento y re-evaluación de incumplimientos Reporte y comunicación de resultados Conoce muchos más detalles sobre las auditorías 5S gracias a nuestro eBook: Todo sobre las Auditorías 5S Descargar el eBook gratuito 3. Cómo realizar auditorías 5S correctamente En Zeper nos encontramos que, con frecuencia, los auditores únicamente se limitan a rellenar la lista de verificación “cumpliendo” así con su obligación, pero sin profundizar ni involucrarse en asegurar el cumplimiento de los estándares. Esto limita el valor que la organización obtiene de esta iniciativa.     Dicho esto, no nos engañemos. Realizar una auditoría 5S no es que sea un reto mayúsculo, pero sí que, siguiendo unos mínimos pasos, el resultado obtenido puede ser mucho más interesante. Lo ideal sería que a la hora de hacer una inspección 5S, el auditor siguiera los siguientes pasos:   Comprobar si las desviaciones detectadas en la anterior inspección de esa área han sido resueltas. Cumplimentar la lista de verificación y verificar si se está cumpliendo el estándar. Establecer las acciones correctivas que se deberían realizar Calcular la puntuación obtenida Añadir comentarios que ayuden a mejorar los estándares. Siguiendo esta pauta para realizar auditorías 5S, verás como los resultados mejorarán y la necesidad del programa 5S cobrará más sentido aún. Lee el siguiente artículo si quieres saber más acerca de estos puntos

¿Por qué usar un software para las auditorías 5s puede marcar diferencias respecto a la competencia? Pues, te damos las 4 razones más importantes: Conoce muchos más detalles sobre cómo digitalizar las Auditorías 5s puede ayudarte a alcanzar la excelencia operativa. Descubre el Caso de Uso sobre las Auditorías 5s ¿Quieres digitalizar tus auditorías 5S?