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10 claves para implementar las auditorías

Tras las dos entradas anteriores, en este post queremos proporcionaros una lista con las principales claves para la implantación de las LPA (Layered Process Audits) en nuestras instalaciones. Como sabéis los OEM cada vez más exigen la realización de este tipo de auditorías y ponerlas en marcha puede ser un poco caótico si no se tiene claros algunos aspectos importantes. Así pues y sin más dilación, empecemos.

A la hora de determinar en cuántos niveles debes dividir tu organización debes tener en cuenta que cuenta que estas auditorías tienen que implicar a toda la organización, pero no por eso tenemos que crear un nivel por cada DPT que exista en nuestro organigrama. Lo habitual es definir 4 niveles: Líderes, Supervisores, Area Managers, Plant Manager. A modo de ejemplo:

  • General Motors: 1. Líderes; 2. Supervisores; 3. Gerencia; 4. Plant Manager; 5. CEO.

  • Chrysler: 1. Líder de grupo / Supervisores; 2. Area Manager; 3. Dpt. Manager; 4. Plant Manager.

A la hora de determinar la frecuencia de cada nivel, hay que tener en cuenta que, si exigimos una frecuencia muy elevada, por ejemplo, 1 audit/turno, la dedicación y cantidad de auditorías a realizar se dispara. Lo más habitual es considerar que el nivel 1 debe auditar todos los procesos productivos al menos 1 vez al mes (que acaba significando 1 auditoría al día, en función de los procesos involucrados). Partiendo de esta base, no sería descabellado plantear para los siguientes niveles una frecuencia: trimestral, semestral y anual.

Los puntos de control de cada proceso deben seleccionarse en función del riesgo para la calidad, la seguridad de los empleados, la importancia del paso del proceso y las características del producto. Por este motivo es recomendable formar un equipo interfuncional o al menos que el listado de puntos de control haya sido validado por personal de distintas áreas.

Por un lado, cada proceso debería tener sus puntos de control específicos, es decir, un checklist propio. Por otro lado, en las LPA lo más normal es que con el aumento de niveles, los auditores respondan a una mayor cantidad de preguntas. Así que estos motivos es recomendable:

  1. Empezar por definir el conjunto de preguntas que el nivel más alto deberá responder (así luego tan sólo será reducir)

  2. Acotar en una sección las preguntas específicas de cada proceso. De este modo, sólo deberemos centrarnos en cambiar esta sección y adaptarla a cada proceso

Así conseguiremos obtener los checklist de la manera más eficiente posible.

En las auditorías por capas el auditor debe responder con un OK o un NOK, así que las preguntas deben estar redactadas de forma directa y esperando este tipo de respuesta.

Como todo proceso de mejora continua, es esencial contar con el liderazgo de la dirección y gerencia. Además, en el caso de las Layered Process Audits, al ser controles que se realizan sobre los procesos productivos, es recomendable que el Director de Operaciones o de Producción se haga responsable de éstas y vele por su cumplimiento y realización.

Como todo proceso de mejora continua, es esencial contar con el liderazgo de la dirección y gerencia. Además, en el caso de las Layered Process Audits, al ser controles que se realizan sobre los procesos productivos, es recomendable que el Director de Operaciones o de Producción se haga responsable de éstas y vele por su cumplimiento y realización.

Pese a que en algunos casos el principal objetivo de las LPA es cumplir con el CSR de un cliente, no hay que olvidar que el verdadero objetivo de éstas es mejorar la estandarización del proceso para incrementar la calidad del producto. Para ello es indispensable realizar acciones correctivas tras detectar una No Conformidad del proceso. Por este motivo es necesario tener definido un procedimiento para el tratamiento de los NOK y traspasarlas directamente a un plan de acciones con el que hacer su seguimiento.

Para poder cumplir con el CSR de un OEM va a ser necesario poder acreditar que las auditorías previstas se han realizado y que se ha cumplido con sus frecuencias de control impuestas. Así pues, no permitas que se pierdan tus registros ni auditorías o luego será un quebradero de cabeza superar la auditoría de tu cliente.

La experiencia nos ha demostrado que incorporar un software que digitalice y automatice los procesos es vital para la implantación de las Layered Process Audits. Y por este motivo desarrollamos Zeper Audits. Este tipo de software evita que implantar las auditorías por capas sea caótico, y lo hacen de manera eficiente y consigue que, con menos esfuerzo, éstas aportan valor a la compañía en lugar de sólo “cumplir el trámite exigido”.

¿Quieres saber más sobre las LPA?

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